EBP Gestion commerciale 2016 : les facturations périodiques
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00:00Je vous propose un nouveau tutoriel sur EBP gestion commerciale 2016 sur les facturations
00:11périodiques.
00:12Le principe de la facturation périodique, par exemple un revendeur informatique qui
00:19propose des contrats d'assistance, et bien lorsque ce contrat d'assistance arrive à
00:27l'échéance, au lieu que ce soit lui-même qui fasse la facture, lorsqu'il va établir
00:34une facture de contrat d'assistance, il peut dire cette facture, je veux qu'une fois par
00:40an elle se régénère automatiquement.
00:44Donc c'est vraiment intéressant lorsque vous avez des contrats d'assistance, ce sera EBP
00:49qui vous proposera tout seul de régénérer une facture de contrat d'assistance.
00:57Ce qui est intéressant c'est que ça peut être aussi sous forme d'abonnement, donc
01:01ça peut être soit une facturation annuelle, ça peut être mensuelle, bimensuelle, trimestrielle
01:06ou semestrielle, etc.
01:07C'est intéressant également pour les sociétés qui facturent une fois par mois et qui font
01:15des livraisons plusieurs fois dans le mois, et bien on peut aussi programmer des facturations
01:22périodiques pour ce qu'on appelle des facturations par regroupement, où en fait on va déterminer
01:28que pour chaque client, tous les BL qui ont été générés le mois même, ils génèrent
01:35une facture mensuellement.
01:36Alors, comment le mettre en place ? Je vais d'abord, j'ai généré déjà deux factures,
01:44alors j'ai fait une facture pour les contrats d'assistance puisque nous allons voir les
01:49deux principes, donc là mettons cette facture-là, aujourd'hui, je fais une facture de renouvellement
01:57de contrat d'assistance et je vais indiquer que cette facture, il faut qu'elle se régénère
02:02l'année prochaine.
02:03Donc ça, ça va être par document, ce qu'on appelle par document, par copie, et ensuite
02:09on verra un autre cas de figure où j'ai généré plusieurs BL pour un client, c'est
02:14le client Transport Bruni, qui souhaite en fait avoir qu'une facture par mois, et bien
02:20nous allons programmer une facturation périodique pour dire, prends-moi tous les bons de livraison
02:26du mois de septembre pour me générer une facture.
02:28Pour paramétrer la facturation périodique, il faut aller dans le menu Vente, vous avez
02:36Client, et ici Facturation périodique, voilà, donc je vais ici le supprimer, je vais le
02:45refaire, donc premier cas de figure, quand je fais Ajouter, vous voyez, c'est ce qu'on
02:49appelle facturation par copie, donc facturation par copie, effectivement, c'est lorsque vous
02:55faites une fois la facture d'assistance et vous déterminez que l'année prochaine, il
03:00faut qu'elle se programme toute seule, donc quand je prends facturation par copie, ici
03:08je vais mettre facturation, voilà, contrat d'assistance, voilà, donc je vais prendre,
03:20vous voyez, en mode copie d'un document de référence, et ici je vais chercher la facture
03:26en question, donc la facture que j'ai faite aujourd'hui du contrat d'assistance, voilà,
03:32donc là, il sait qu'elle est associée au client, alors je pourrais éventuellement faire
03:37plusieurs facturations de contrat d'assistance par client, mais l'intérêt, justement, c'est
03:41ce qu'on va voir, puisqu'en mettant un contrat d'assistance EBP, donc je vais prendre,
03:45en mettant EBP compta, c'est le même pour tous les clients, je peux dire que cette facture,
03:52en tout cas au niveau du modèle de facturation, eh bien, elle s'applique à plusieurs clients,
03:57donc après, par rapport à votre paramétrage en gestion commerciale, d'où l'intérêt
04:01d'avoir pensé à créer soit des familles clients, mais justement, par rapport à des
04:06contrats d'assistance, ici, il suffira d'indiquer la famille, où nous, en fait, ici, on peut
04:11aller chercher, effectivement, tous les clients, c'est ce que nous allons faire, donc dans
04:15le menu paramètres, ici, effectivement, alors, vous voyez, ici, dans les périodes
04:20du cité, je vais dire, en fait, eh bien, moi, je veux que ce soit, admettons, pour
04:24celle-ci, annuel, mais si vous proposez des abonnements mensuels, eh bien, vous prendrez
04:29cette période du cité, donc là, moi, je vais prendre annuel, voilà, donc là, vous
04:33voyez déjà, il sait que, vous voyez, donc on va faire exprès de la générer au mois
04:37d'octobre 2014, mais il me propose déjà toutes les dates sur, alors, on peut réduire,
04:41donc effectivement, vous pourriez dire, admettons, j'en veux que deux, voilà, vous voyez, donc
04:46au moins, il le fait que pour l'année d'après, ensuite, là, on indique quand est-ce que
04:51ça veut s'activer, voilà, donc là, moi, admettons, elle va s'activer le 6 octobre,
04:58ici, vous voyez, eh bien, effectivement, on va récupérer les données de la fiche
05:03client, comme ça, au niveau de la facture, il les mettra tout seul, voilà, donc on n'utilise
05:08pas un mode de règlement personnalisé puisque, alors, deux possibilités, soit vous avez
05:13bien pensé dans les fiches client d'avoir bien affecté le mode de règlement, sinon
05:17ici, vous affectez le mode de règlement par défaut, donc là, après, effectivement,
05:22ce qu'il faut faire, c'est d'ajouter tous les clients pour lesquels vous voulez programmer
05:29une facturation de contrat d'assistance, donc là, moi, j'en ai qu'un, mais là, vous voyez,
05:32il suffit de faire ajouter et là, vous ajoutez tous les clients pour lesquels vous voulez
05:37programmer une facturation pour un contrat d'assistance, voilà, donc là, vous voyez,
05:43j'ai mis une date de début, voilà, donc là, mettons la date de la prochaine, ce sera
05:46ici, voilà, donc là, déjà, eh bien, si je fais enregistrer, générer les factures,
05:54là, je vais faire une simulation, donc là, vous voyez, il m'a bien détecté la facturation
06:00à générer, eh bien, en fait, donc là, alors, je pourrais en avoir plusieurs, dans
06:04ce cas-là, je ferai générer tout ou alors c'est vous-même qui choisissez vraiment les
06:10clients pour lesquels vous voulez le générer, donc là, je décoche regroupement des bandes
06:13de livraison, voilà, et là, en fait, je vais donc, voilà, appliquer le traitement
06:20pour la génération, voilà, vous voyez, donc en plus, ce qui est intéressant, c'est qu'il
06:25m'ouvre le document, voilà, et là, en fait, j'ai bien mon contrat d'assistance qui est
06:34facturé, donc ça, c'est le premier, première possibilité, maintenant, on va faire un autre
06:40cas de figure, on va voir maintenant comment mettre en place les facturations périodiques
06:45pour les bandes de livraison, donc je fais ajouter, facturation par regroupement, je
06:52vais lui donner donc un nom, facturation DL, je vais dire ici que, admettons, si je commençais
07:04à mettre en place ce système que ça commence, alors, donc là, admettons, on est le 26 septembre,
07:10pourquoi pas, jusqu'à la fin de l'année, alors ça pourrait être même sur deux ans,
07:14trois ans, si vous voulez, vous voyez, admettons, alors, moi, je vais prendre que jusqu'en décembre,
07:18mais vous pourriez prendre même, vous voyez, alors, on pourrait très bien dire même aller
07:21jusqu'en décembre 2015, voilà, voilà, donc ensuite, ici, donc là, moi, je veux que ça s'applique
07:29aujourd'hui puisqu'on est le 26 septembre, c'est pour vous montrer qu'il va bien générer
07:31une facture pour 2 BL, donc là, comme on est un vendredi, je vais dire le dernier vendredi
07:38du mois, voilà, donc là, vous voyez qu'au niveau des dates, ça change bien, je veux,
07:45admettons, qu'il m'applique un sous-total par document, c'est-à-dire que si j'ai, admettons,
07:4815 BL dans le mois, j'aurai 15 sous-totaux, pourquoi pas, ici, donc là, je ne veux pas
07:54mettre d'ancienneté minimum, donc là, c'est pour qu'il me mette tous les bons de livraison,
07:59mais par contre, effectivement, si vous le mettiez en place à partir de maintenant,
08:03mais qu'il voulait vous prendre les 30 derniers, eh bien, vous mettrez ici 30 jours, donc maintenant,
08:09je vais aller chercher le client pour lequel je veux mettre en place cette facturation,
08:15donc là, je prends bien mon transporteur, voilà, donc là, vous voyez, il appliquerait
08:21même jusqu'en décembre 2015, donc là, je vois bien qu'il va le faire pour le 26 septembre,
08:27je vais lancer une simulation, je fais générer les factures, donc là, j'enregistre, voilà,
08:33donc là, déjà, vous voyez, j'ai bien l'option générée, donc là, c'est vrai que moi,
08:39je ne veux que les bandes de bons de livraison, je peux même lui dire que c'est facturation
08:44de BL, voilà, donc là, c'est normal, voilà, et là, vous voyez, il me demande justement
08:52si je veux générer la facture, comme ça, on va voir effectivement le regroupement des
08:57bandes de livraison, donc là, je fais OK, là, vous voyez, j'ai bien mes deux sous-totaux
09:03pour les deux bandes de livraison et j'ai bien une seule facture, donc ça, c'est vraiment
09:09très très pratique en fonction des activités, si vous êtes vraiment, je dirais, dans ce
09:16cas de figure où vous avez beaucoup beaucoup de bandes de livraison, surtout si vous avez
09:20beaucoup de clients dans le même cas de figure, eh bien, c'est un peu fastidieux d'aller sélectionner
09:25les factures manuellement, les bandes de livraison, là, au moins, automatiquement, vous n'aurez
09:30qu'une seule facture pour plusieurs BL.
09:34Je vous propose un nouveau tutoriel sur BP Gestion Commerciale 2016 sur les échéanciers
09:41et les lettres de relance.