EBP GESTION COMMERCIALE 2016 : les documents achat
Découvrez nos dernières formations vidéos sur EBP sur https://www.jean-pierre-villatte.fr
Category
📚
ÉducationTranscription
00:00Je vous présente maintenant un nouveau tutoriel sur BP Gestion Commerciale Pro 2016 sur les documents d'achat.
00:14Je vous conseille vraiment d'utiliser cette fonctionnalité.
00:17Donc si vous avez une gestion de stock, comme ça vous pourrez effectivement gérer toute cette notion de stock virtuel et de stock réel.
00:28Ça vous permettra également de gérer les REA Pro fournisseurs à partir de commandes clients.
00:35Donc ça peut être très intéressant.
00:37Ça vous permettra également si vous passez vraiment les achats avec BP Gestion Commerciale de bien affiner vos marges
00:45puisqu'en fait il tiendra compte vraiment de vos prix d'achat.
00:49Et enfin, dernier avantage de vraiment utiliser la fonction documents d'achat,
00:56c'est que si vous avez BP Comptat, toute la partie saisie des factures fournisseurs liées à votre activité commerciale ne sera pas à faire
01:05ainsi que les règlements fournisseurs.
01:08Nous allons voir donc comment passer ce qu'on appelle...
01:14Quand on est dans les achats, on ne parle pas de devis, on parle de demandes de prix.
01:18Il y a plusieurs possibilités pour faire des devis ou demandes de prix fournisseurs.
01:24Soit effectivement vous allez dans le menu achats et quand vous serez sur l'open guide, ici vous aurez demandes de prix.
01:31Soit après effectivement lorsqu'on est dans une fiche fournisseur par exemple, dans une fiche fournisseur ce qui est intéressant
01:40c'est que vous avez une option qui s'appelle créer un document.
01:43Et à partir d'une fiche fournisseur, on peut donc faire une demande de prix, une commande par exemple ou une facture.
01:50Alors là l'objectif de ce tutoriel c'est de vraiment donc vous présenter tout le circuit je dirais par rapport aux achats
01:58c'est à dire on fait d'abord une demande de prix, ensuite on passe une commande, on reçoit une demande de réception
02:05et ensuite donc on reçoit la facture.
02:08On verra tous les cas particuliers comme les accomptes, les avoirs et les retours par rapport à des tutoriels spécifiques sur les cas particuliers
02:17ainsi que les règlements clients et fournisseurs.
02:20Ici donc l'objectif c'est de vous montrer toutes les fonctionnalités que vous avez sur les documents d'achat
02:24puisqu'il y a quelques nouveautés qui sont vraiment très très intéressantes
02:27et voir effectivement comment on passe d'un devis à une facture.
02:32Alors je vais donc faire ce qu'on appelle une demande de prix.
02:37Donc dans un premier temps vous arrivez sur ce qu'on appelle le document d'achat
02:41et ici vous avez les différents onglets par rapport au document d'achat.
02:44Donc nous on commence par le début, on va faire ce qu'on appelle une demande de prix.
02:48On va faire ajouter, demande de prix.
02:55Alors comment se présente donc le corps d'une demande de prix.
03:01Dans un premier temps vous avez la date du jour, l'état, ça c'est vraiment très intéressant
03:07puisqu'au niveau des demandes de prix vous avez différents status sur lesquels après on peut faire des filtres
03:12et vous pourrez donc savoir, je voudrais consulter que les demandes de prix sont en cours, acceptées, terminées, etc.
03:19Et ensuite donc là on va aller chercher le fournisseur, donc là on appelle un fournisseur.
03:26Donc là l'intérêt c'est de bien avoir indiqué les modes de règlement
03:29donc là je vous invite à consulter le tutoriel sur les données de base
03:32comme ça après au niveau de vos échéanciers fournisseurs
03:35si vous avez bien pensé à mettre les modes de règlement
03:38et bien vous aurez vraiment un échéancier je dirais qui est vraiment réel
03:42entre tout ce qui est encaissement client et décaissement fournisseur.
03:47On va commencer donc à voir ensuite l'onglet détails.
03:50Alors on va donc chercher ici vous voyez les articles
03:54donc par exemple je vais prendre un article, là je vais donc faire une demande de prix pour des chaussures.
03:58Alors l'intérêt également de passer par les documents d'achat
04:02c'est que vous verrez quand on passe une commande par exemple
04:06si le prix d'achat change, s'il y a une augmentation et que vous le mettez à jour
04:10et bien directement EBP va vous demander si vous voulez le mettre à jour dans la fiche article.
04:15Donc ça c'est vraiment très très intéressant.
04:18Donc là vous avez ce qu'on appelle ici le corps du demande de prix
04:23donc ici vous avez ce qu'on appelle des vues.
04:25Donc là vous voyez alors vous avez une vue standard qui est celle-ci
04:30on peut demander une vue avancée, voilà donc qui est encore plus complète
04:34donc je vais repasser en vue standard mais on verra un tutoriel sur les vues.
04:38Alors on verra surtout les vues à l'intérieur d'un document
04:42où là vous pourrez très bien vous créer un masque de saisie
04:46si vous n'avez que certaines colonnes qui vous intéressent par rapport aux fournisseurs
04:51quand vous passez à mettons une commande, un devis
04:54et bien vous allez vous créer une vue avec que les colonnes qui vous intéressent
04:58et on peut même rajouter des colonnes je dirais personnalisées.
05:01Donc ça on le verra à travers les vues.
05:03Donc là en fait j'ai mon article donc après on va rajouter autant d'articles que l'on veut.
05:12Alors ce qui est intéressant c'est que si maintenant vous avez donc
05:17le fournisseur vous parle d'une nouvelle référence que vous n'avez pas encore créé
05:21vous pouvez très bien ici, donc si je mets chaussures, voilà mettons hiver par exemple
05:29je tape donc la quantité, ici je vais taper le prix, donc en mettant il la propose à 30 euros
05:36et bien maintenant vous pouvez dire cette ligne qui est pour l'instant une saisie
05:40génère-moi un article.
05:42Et là, donc si je faisais oui on arrive à la création d'une fiche article
05:47donc là après je vous invite à vraiment consulter le tutoriel sur la création d'une fiche article
05:52donc ça c'est vraiment très très intéressant
05:54Donc maintenant on peut créer des articles en cours de route, donc là je vais l'enlever, voilà.
05:59Après ce qui est intéressant c'est que si par rapport à un article vous faites une modification
06:03donc sans sortir du document d'achat, on clique sur le petit bouton là, le petit stylo qui veut dire modifier
06:14et ici donc si par rapport à cet article le prix d'achat n'est plus de 45 euros mais mettons de 48
06:25je fais enregistrer et fermer, donc pour l'instant vous voyez il est toujours à 45.83
06:31mais quand je fais recharger l'article, en fait il va prendre en compte les modifications
06:35donc ça c'est vraiment très très intéressant
06:38après effectivement vous pouvez avoir ici la vue sur les stocks par rapport à cet article
06:47voilà, donc là pour l'instant vous voyez tout est à 0
06:50mais là vous pouvez sans sortir connaître la gestion de stock de cet article
06:58et ensuite après en bas on a ce qu'on appelle le pied, donc on y reviendra tout à l'heure
07:03puisqu'on l'a dans récapitulatif, voilà.
07:06Donc là dans récapitulatif vous avez tout le pied de page
07:11donc après on pourrait rajouter des frais de port
07:13on pourrait rajouter un montant remis qui transformerait en pourcentage par exemple, voilà.
07:19Ensuite vous avez donc l'adresse de facturation et l'adresse de livraison
07:25donc là après ce qui peut être intéressant aussi c'est qu'ici on peut choisir à tout moment une autre adresse de facturation
07:32pareil pour les adresses de livraison, s'il y en avait donc plusieurs
07:37et bien ici on aurait, donc bien sûr il faut les avoir créé dans la fiche fournisseur
07:41mais là c'est vraiment au niveau des gestions de l'adresse c'est vraiment très très complet, voilà.
07:45Et après voilà, donc là on a l'onglet complément
07:47où là s'il y avait vraiment une catégorie tarifaire spécifique et bien on l'aurait appliqué
07:53donc là on verra vraiment un tutoriel par rapport aux catégories tarifaires
07:58et après on a des modèles, on peut très bien mettre un modèle par défaut pour les demandes de prix
08:04donc si pour ce fournisseur il y avait une demande de prix spécifique
08:10et bien ici on irait donc lui appliquer la demande de prix, voilà.
08:14Donc ça là on a bien vu tous les onglets, alors après ce qui est intéressant également
08:18c'est qu'on peut donc s'en sortir, afficher la fiche fournisseur et comme les articles
08:24si je faisais une modification, donc si par exemple dans l'onglet d'hiver je m'étais trompé
08:29c'est pas chèque au comptant mais chèque à 30 jours et bien sur le même principe
08:33je fais enregistrer et fermer et quand je fais ici recharger les infos du fournisseur
08:39et bien vous allez voir donc de chèque à comptant ça va passer à chèque à 30 jours
08:45donc ça c'est vraiment très très intéressant, après j'ai tout l'historique de ce que j'aurais commandé
08:49donc là c'est normal pour l'instant il n'y a rien mais là sinon j'aurais tout l'historique de ce que j'ai fait avec ce fournisseur
08:55et après effectivement, donc on verra comment transférer après un devis une demande de prix en commande
09:00mais on fait d'abord après, donc là si on voit que tout est ok, on fait donc un aperçu de la demande de prix
09:10voilà, et si tout est ok, donc là après quand on vérifie si tout est ok
09:16et bien après on peut donc envoyer par mail directement ici avec la fonction
09:21envoyer par mail, donc bien sûr il faut avoir pensé à mettre le mail du fournisseur dans la fiche fournisseur
09:25et là après et bien on a une gestion de messagerie qui s'active
09:31donc là si elle avait indiqué le mail du fournisseur, on a donc l'objet
09:35et bien ici on a donc un message d'accompagnement qu'on peut personnaliser
09:39donc ça je vous invite à consulter le tutoriel sur les informations sociétés
09:43qui vous explique après cette fonctionnalité et après effectivement si j'avais indiqué le mail
09:48j'ai plus qu'à faire envoyer et ensuite je peux envoyer la demande de prix par mail
09:53donc là ma demande de prix est terminée, donc si ça me convient, et bien après je vais transférer
10:02alors pour transférer on peut faire, vous voyez j'ai fait avec le bouton droit
10:06j'ai donc ici transféré ou directement dans le corps de la demande de prix
10:11vous avez vu qu'il y avait le bouton transférer, voilà donc là ça revient au même
10:15et là, alors là on va voir vraiment le circuit classique, donc je vais le transférer en commande
10:20donc là je vais faire ouvrir, voilà, comme ça ça va m'ouvrir le banc de commande
10:26voilà, directement, et en fait on va revoir vraiment les mêmes onglets
10:32sauf que là effectivement il y a un onglet supplémentaire qui s'est rajouté qui est l'onglet accompte
10:37donc là on verra justement la gestion des accomptes
10:40alors ce qui est intéressant c'est qu'au moins on a toujours l'origine, vous voyez d'où ça vient
10:44donc on sait le numéro de demande de prix et la date
10:47et après effectivement, donc quand on verra effectivement les cas particuliers sur les réceptions partielles
10:52donc après là on a des boutons vraiment différents à ce niveau là
10:56quand on est dans un banc de commande fournisseur
10:58donc là on le verra vraiment quand on sera sur les bancs de réception et les livraisons partielles
11:04donc après ma commande est terminée
11:07donc là si je vais dans l'onglet commande, vous voyez, j'ai bien ici ma commande
11:11donc après, même principe, je fais transférer en banc de réception
11:16voilà, donc là c'est pareil, on aura vraiment la même chose au niveau
11:21voilà, donc là, alors là voilà c'est intéressant
11:24enfin là vous voyez, parce que j'avais fait un tutoriel sur les commandes clients
11:28et bien automatiquement, donc ça on le reverra vraiment
11:31à partir d'une commande client, on peut faire une livraison fournisseur
11:36donc ça c'est vraiment très très intéressant
11:38donc là je vais mettre un nom pour l'instant, voilà
11:46voilà, donc là je suis vraiment, vous voyez, dans mon banc de réception
11:49donc là on a vraiment les mêmes, je dirais, informations au niveau des onglets
11:54donc là ce qui est intéressant, on sait de quelle demande de prix ça vient, de quelle commande ça vient
11:59et après pareil, on verra effectivement les retours par rapport à un banc de réception
12:04c'est pour ça qu'ici on a des boutons spécifiques, ça on le verra tout à l'heure
12:09et après effectivement, et bien je vais dans l'onglet banc de réception
12:12et donc quand j'ai reçu ma facture, une fois que j'ai reçu donc la marchandise
12:17je fais transférer, et là je vais vraiment la transférer en facture
12:21voilà, donc là en fait c'est vraiment le circuit classique quand tout se passe bien
12:28donc là directement, et bien je vais pouvoir voir ma facture
12:32et ce qui est intéressant, c'est que quand on fait vraiment ce cheminement
12:35ici, voilà, on a vraiment tout l'historique, donc ça je vous le conseille
12:39si vous devez après retracer un petit peu l'origine des factures
12:44et bien vous aurez tout l'historique par rapport aux différents documents d'achat
12:48comment a été créé cette facture, voilà, donc ça c'est vraiment très très intéressant
12:54et après, donc dernier cas particulier, donc je vais faire admettons
12:58alors on peut le faire, on va faire admettons deux commandes
13:00on va voir ce qu'on appelle les regroupements
13:02peut-être que ça peut vous arriver dans votre activité
13:04c'est à dire que vous avez une seule facture par mois
13:07mais vous faites donc des regroupements
13:09alors ce que je vais vous montrer c'est valable pour un regroupement de commandes en BL
13:13ou de plusieurs BL en facture
13:16donc là mettons, voilà, je vais prendre un article, voilà, donc là j'en fais une
13:21donc là j'ai une deuxième commande, voilà, et en fait je vais en créer une autre
13:27voilà, et on va faire un regroupement
13:30donc je vais choisir toujours mon fournisseur, je prends un autre article, voilà
13:36donc là je fais enregistrer et fermer, voilà, donc là vous voyez j'ai deux commandes
13:41donc je vais sélectionner les deux commandes
13:44et donc si vous passez plusieurs commandes dans le mois
13:47et vous recevez, alors on peut faire donc soit directement
13:50un regroupement de plusieurs commandes en BL en bande de réception
13:54plusieurs bandes de réception en une facture
13:56donc là mettons, je vais faire mettons transférer, bouton droit
13:59alors regrouper, il faut prendre l'option regrouper, voilà
14:03donc là j'ai un assistant qui me dit qu'il va bien regrouper donc ces deux commandes
14:08voilà, donc là, alors vous voyez donc je peux le faire en bande de réception
14:11mais je pourrais sauter, je pourrais le faire en facture
14:14voilà, donc là vous pourrez faire, vous voyez, générer un sous-total par document
14:19donc ça c'est vraiment intéressant
14:25et regrouper les lignes articles
14:27on peut faire un aperçu du regroupement
14:34voilà, donc là vous voyez il vous dit il y a deux documents à regrouper
14:39et je vais créer un document, donc c'est vraiment ce que l'on veut
14:42donc là je peux continuer, voilà, et je fais lancer
14:49alors là je vais mettre non, c'est toujours pareil, c'est que
14:52il est capable de traiter une commande client par rapport à une réception fournisseur
14:56ça on le verra tout à l'heure
14:58voilà, et là je fais afficher les documents
15:01voilà, donc là en fait il m'a bien regroupé, vous voyez, les deux commandes
15:06vous voyez, donc là j'ai bien les deux articles, voilà, donc là c'est parfait
15:09voilà, et là donc j'ai bien maintenant, vous voyez, mon bond de réception
15:14avec vraiment les deux commandes, voilà
15:17donc c'est valable également, on aurait pu, pareil, faire des regroupements de bonds de réception en facture
15:23voilà, donc là maintenant le prochain tutoriel que je vous propose
15:26effectivement ça va être donc les cas particuliers
15:29on va voir les livraisons partielles au niveau des clients
15:36et on verra aussi les réceptions partielles par rapport aux commandes fournisseurs