Ivan Stanzial, Managing Director Archiva Group, CEO e Presidente di Honu, spiega come iperautomazione, Bpm e Rpa cambiano i processi e abilitano la trasformazione digitale senza enormi investimenti.
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NovitàTrascrizione
00:00Sottotitoli e revisione a cura di QTSS
00:30Le PMI fino a qualche tempo fa erano quasi escluse da un processo reale di digitalizzazione,
00:55soprattutto per costi e disponibilità di tecnologia.
00:59Adesso, negli ultimi anni, soprattutto, tecnologie più avanzate, più evolute,
01:06che portano anche con loro un concetto di democratizzazione della digitalizzazione,
01:11hanno reso possibile, anche per una piccola, piccolissima impresa,
01:15il fatto di iniziare un processo di digitalizzazione,
01:18che, dobbiamo ricordare, è una necessità più che una scelta a giorno d'oggi.
01:23Gli eventi degli ultimi anni hanno sicuramente accelerato di molto
01:27il processo di adozione di tecnologie e, comunque, di trasformazione,
01:32sia organizzativa che strategica, delle varie aziende.
01:35Quello che una PMI può fare a oggi non ha più un limite tecnologico o di budget,
01:43anche perché le tecnologie si sono rese disponibili a dei costi
01:49molto inferiori a quelli che vedevamo già tre anni fa,
01:52per non parlare di quelli di dieci anni fa.
01:55Nel caso del PMI, forse, il primo passaggio è un passaggio di tipo culturale,
02:01quindi accettare la necessità di digitalizzare,
02:04iniziare un processo di strategia della digitalizzazione,
02:08cosa che, chiaramente, per una grande azienda, per una multinazionale,
02:11il concetto di strategia è un concetto molto forte e molto radicato.
02:15Per una piccola impresa, molto spesso, la strategia è più un'elencazione di volontà
02:22che un vero percorso che porta con sé tutta una serie di investimenti e di decisioni.
02:28È chiaro che accettare la necessità di una digitalizzazione vuol dire
02:34iniziare a ragionare in termini di tempi, di budget, di risorse, di cultura aziendale,
02:40anche attraverso modificazioni in quello che è l'organigrama, la struttura organizzativa,
02:46ma magari streccio o torno troppo sul concetto, ma è fondamentale,
02:51meno per la nostra esperienza, il concetto culturale dell'azienda.
02:55Vuol dire iniziare un percorso per il quale i nostri collaboratori
03:00iniziano a familiarizzare, se vogliamo, con la tecnologia,
03:03iniziano a capire che la tecnologia è un supporto,
03:06che cambia radicalmente spesso il modo di lavorare,
03:09il modo in cui vengono fatte determinate operazioni,
03:13spesso e fortunatamente vengono anche eliminate delle operazioni che sono superflue
03:18e questo garantisce una base culturale di accettazione.
03:22Altra cosa, nella piccola azienda e anche nella media azienda,
03:27spesso i ruoli non sono ben divisi,
03:30cioè ci sono figure che hanno più mansione all'interno della loro operatività
03:35è chiaro che tanto più è definito chiaro e specifico
03:41il livello di responsabilità, di autonomia e l'insieme delle funzioni
03:45che i nostri collaboratori devono fare,
03:47tanto più diventa semplice scegliere la strategia tecnologica
03:52a supporto della strategia di business in maniera corretta
03:55per portarla a livello operativo.
03:57Chiaramente portare a bordo le persone, anche nella piccola impresa,
04:01forse più nella piccola media impresa che nella grande impresa,
04:05è fondamentale per ottenere un successo nelle strategie di digitalizzazione.
04:13Detta in altri termini o guardandolo da un altro punto di vista,
04:16le tecnologie sempre più disponibili,
04:19soprattutto in termini di low code e no code,
04:22quindi senza la necessità che vengano seguite e implementate da dei tecnici,
04:27apre a delle grandissime possibilità.
04:30Una fra tutte, che forse è il vero elemento differenziante,
04:34è che tipicamente la piccola media impresa
04:37non ha una struttura IT particolarmente nutrita,
04:40non ci sono le 10, 20, 30 persone che lavorano al reparto IT.
04:46Quindi tipicamente il reparto IT di una BMI è abbastanza sovraccarico,
04:51vuol dire che riceve tutta una serie di input
04:54e chiaramente a capacità finita deve cercare di uscirne.
04:59Ecco, l'impiego, la scelta di tecnologie
05:02che spostano e danno maggiore autonomia agli utenti di business,
05:05quindi ai collaboratori non del reparto IT,
05:08ma al collaboratore che deve fare quel tipo di lavoro,
05:11dargli un'autonomia anche nell'utilizzo,
05:14nella configurazione degli strumenti
05:17e la possibilità chiaramente di muoversi all'interno di un campo di autonomia
05:23che viene chiaramente definito secondo le policy dell'IT,
05:26sposta, se vogliamo, il carico di lavoro direttamente laddove il lavoro viene fatto.
05:32Questo ha una doppia funzione,
05:34da una parte si possono parallelizzare molte attività,
05:37dall'altra l'utente di business riesce a seguire i propri requisiti
05:42in maniera sincrona, in maniera diretta.
05:45Anche perché molto spesso quando si fanno progetti di digitalizzazione molto grandi,
05:50tipicamente c'è una fase di analisi più o meno lunga, più o meno approfondita,
05:54che poi vede una realizzazione.
05:57Agile, Waterfall, questo poco cambia,
06:00ma il requisito di business spesso non è conosciuto a priori,
06:04per cui dare la possibilità all'utente, al collaboratore, alla persona,
06:10all'utente di business di modificare in modo veloce ciò che aveva pensato in fase iniziale
06:16rende meno costoso chiaramente il processo di digitalizzazione
06:19e sicuramente molto più veloce e molto più aderente alla realtà.
06:24Quali sono i risultati?
06:36Diciamo, parto da un concetto un po' più ampio,
06:39che siano PMI o che siano grandi aziende,
06:41spesso l'attenzione alla digitalizzazione o i momenti nei quali si può sfruttare realmente
06:47un impulso a digitalizzazione vengono in qualche modo sottovalutati.
06:51Faccio un esempio che capita veramente alla stragrande maggioranza delle aziende.
06:56Scelte importanti e strategiche come quelle banalmente di cambio di un IRP,
07:01cambio del sistema gestionale,
07:03vengono sottovalutate in termini di opportunità di miglioramento.
07:07Mi spiego meglio.
07:08Andare a spendere cifre anche molto molto importanti,
07:12a volte incredibilmente ampie,
07:14per fare delle personalizzazioni su un IRP.
07:17Perché? Perché si vuole che il nuovo sistema
07:19ci fasse lavorare esattamente come facevano prima.
07:22È una grave perdita di opportunità,
07:24oltre che chiaramente è una scelta che è discutibile,
07:27perlomeno in termini di opportunità, in termini di vantaggio.
07:31Quando andiamo a modificare una tecnologia,
07:34quindi l'esempio dell'IRP forse è il più diffuso,
07:37o l'esempio del CRM,
07:38ecco, in quel momento noi abbiamo la grandissima possibilità di rivedere i nostri processi.
07:42Quindi parliamo non di tecnologia, perché la tecnologia è un abilitatore,
07:45parliamo di processo, parliamo di come si fanno le cose.
07:48Dobbiamo innanzitutto sfruttare e imparare a sfruttare questi momenti,
07:52questi momenti importanti, per guardare al processo.
07:55Poi, una volta identificato come un processo efficiente deve essere,
07:59perché un processo efficiente spesso è anche un processo nel quale rivediamo delle abitudini.
08:05Mi è capitato varie volte di trovarmi nella condizione di,
08:09nel passato, insomma qualche anno fa,
08:11di digitalizzare per conto dei nostri clienti, dei processi,
08:15e alla fine del processo di digitalizzazione,
08:17alla domanda, ma perché stiamo facendo questa operazione,
08:20seppur in digitali, in maniera veloce?
08:22Perché la stiamo facendo?
08:23Che potrebbe essere eliminata?
08:24La risposta spesso è, l'abbiamo sempre fatto.
08:26Chi era qui prima di me mi ha insegnato a fare questo,
08:29per cui io lo faccio.
08:30Non mi sono mai nemmeno chiesto il perché sto facendo un'operazione.
08:33Ecco, lavorando su queste cose, quindi sul buon senso,
08:36sulla reingenerizzazione del processo, che non è un intervento pesante,
08:39quindi può essere affrontato tranquillamente anche da una piccola media impresa,
08:42con il supporto o meno di un consulente esterno,
08:45ma in ogni caso con una mentalità aperta e pronta
08:49a modificare anche radicalmente ciò che facciamo.
08:52Una volta identificati i processi, i processi fondamentali,
08:56ci sono tutta una serie di tecnologie che, come dicevo prima,
09:01favoriscono di molto la possibilità di avere risultati in tempi molto brevi.
09:07Se fino a 10 anni fa, magari fino a 5 anni fa, un po' meno,
09:12quando si faceva un processo di digitalizzazione,
09:14l'orizzonte temporale che si andava a prevedere era,
09:18come minimo, all'arco di qualche mese,
09:20molto spesso si superava l'anno, se non più anni.
09:24Diciamo che dipende anche da quanto è ampio il processo di trasformazione,
09:29ma come minimo si parlava di mesi.
09:31Ci sono tecnologie che ci consentono di avere lo stesso risultato
09:34nell'arco delle settimane.
09:36Ecco, è chiaro che per una piccola impresa, per una media impresa,
09:40lavorare e vedere un risultato nell'arco di poche settimane
09:43abilita ad un cambiamento molto più profondo
09:46a portare a casa dei risultati che può reimpiegare,
09:49in termini sia di budget che di scarsità di risorse.
09:52Provo a dirla in altri termini.
09:54È chiaro che se io in azienda ho 100 dipendenti o 50 dipendenti,
10:00ciascuno di questi ha un'attività lavorativa piena,
10:02altrimenti probabilmente devo farmi altri tipi di domande
10:05piuttosto che la digitalizzazione.
10:07Ecco, se i miei collaboratori hanno otto ore piene,
10:11hanno la loro giornata piena di attività,
10:14come faccio ad incastrare in questo le attività
10:16che sono richieste comunque da un processo di digitalizzazione,
10:19da un processo di efficientamento in termini più generali?
10:22Il trucco, e le tecnologie ora lo consentono,
10:24è quello di partire da processi piccoli,
10:26soprattutto all'inizio, magari non processi corti,
10:29processi secondari, perché?
10:31Perché mi danno anche modo di vedere come reagirà la mia organizzazione,
10:34le mie persone e la tecnologia a ciò che ho bisogno di fare
10:38e poi magari mi concentro man mano su processi sempre più core
10:42rispetto al mio modello di business.
10:44Chiaramente, man mano che porto a casa dei risultati,
10:47libero del tempo alle risorse,
10:49questo tempo lo investo a questo punto
10:51per spingere ulteriormente sul processo di innovazione.
10:55Ci sono...
10:56Diciamo, ecco, un'altra cosa che è fondamentale fare
11:00è non concentrarsi per forza sui grandi sistemi.
11:04Quando si pensa a digitalizzazione si pensa,
11:06come per l'esempio che facevo prima,
11:08al cambio di ERP, al CRM,
11:10nelle aziende di produzione a inserire un MES,
11:13a inserire sistemi di qualità molto evoluti,
11:15che sono tutte cose molto importanti,
11:17di carattere strategico e anche molto costose, tipicamente.
11:21Ma esiste una moltitudine di sistemi
11:26sui quali poniamo poca attenzione,
11:28soprattutto nel caso delle piccole e medie imprese,
11:31dove anche le procedure interne
11:34molto spesso non sono chiarite in modo,
11:37non sono esplicitate,
11:38non sono chiarite in un modo completo.
11:41Ecco, questi sistemi rappresentano la moltitudine,
11:45laddove si perde veramente la maggior parte del tempo.
11:48Secondo alcune ricerche di McKinsey
11:50si arriva a perdere addirittura il 40% del proprio tempo
11:54per cercare su sistemi differenti,
11:57su supporti differenti,
11:59l'insieme delle informazioni che mi servono per fare il mio lavoro.
12:02Per fare un esempio che è alla portata di tutti,
12:05che tutti conosciamo, che tutti viviamo,
12:07il numero di mail che gira internamente ad un'azienda
12:10è anche un indice della qualità, della salute,
12:13dei processi organizzativi.
12:15Tutta la moltitudine di file di appoggio
12:19che ogni collaboratore tiene sul proprio PC,
12:22quindi dai file Excel ai file Word,
12:26ai post-its sulla scrivania,
12:28che sono da una parte il modo in cui il nostro collaboratore
12:32trova operativamente la soluzione ai propri problemi,
12:38ma dall'altra è anche una perdita enorme
12:41di conoscenza aziendale,
12:43di condivisione dell'informazione all'interno di un'azienda.
12:45Quindi succede una cosa del tipo
12:48il collega è andato in ferie,
12:50era l'unico che sapeva come trattare un determinato caso,
12:53un determinato cliente,
12:55era l'unico che aveva la tabella di trascodifica
12:58tra l'ordine che riceviamo dal cliente
13:00e la codifica interna dei nostri applicoli, dei nostri servizi,
13:03e quindi lo si disturba in ferie,
13:05quindi lo si cerca, si diventa matti,
13:07ma poi, anche se è successo,
13:09non si trova una soluzione strutturale,
13:12si è tamponato e poi si viene ripresi nuovamente
13:15nell'attività, nel day by day,
13:18e quindi si perdono occasioni,
13:20si perde l'occasione di fermarsi un attimo
13:22e di risolvere un problema che banalmente,
13:25come l'ho descritto, sembrerebbe piccolo,
13:27ma che moltiplicato per il numero di casi
13:29che si possono avverare in un'azienda
13:31diventa un problema di complessità.
13:33Quindi, lavorare su quello che noi definiamo
13:36il messy middle, quindi l'insieme
13:38di tutte queste tecnologie,
13:40dalle mail, l'excel, i fogli di calcolo,
13:43gli sharepoint, i drive di gmail,
13:46tutte queste serie di informazioni,
13:48riuscire a portarle con dei sistemi
13:50o delle tecnologie, in modo che siano
13:52tracciabili, completi, condivisi e accessibili,
13:55chiaramente,
13:57aiuta di molto la vita del nostro collaboratore,
14:01perché? Perché rende più efficiente
14:03il suo lavoro e quindi può lavorare meglio,
14:05lavorare meglio e non di più,
14:07come si usa a dire,
14:09ed ha l'azienda la garanzia che i processi
14:11siano sotto controllo, siano tracciati e tracciabili.
14:17COS'ERA IL MESSY MIDDLE?
14:28Proprio per risolvere il problema legato
14:31al grande mondo del messy middle,
14:33servono sistemi che nativamente
14:35integrino tutta una serie di funzioni,
14:37che riescano, da una parte,
14:39a rendere, come abbiamo detto,
14:41tracciabile il lavoro, capire
14:43le responsabilità in maniera chiara,
14:45segnare task in maniera corretta
14:47e dare anche l'autonomia
14:49alle persone per poter fare quel task.
14:51Quindi, il primo,
14:53probabilmente la più grande
14:55trasformazione si può ottenere
14:57attraverso sistemi di BPM,
14:59il Business Process Management,
15:01o, più in generale, sistemi di workflow.
15:03Quindi sistemi che vadano a sostituire,
15:06in maniera, però, ingegnerizzata,
15:08in maniera studiata e
15:10già resa efficiente,
15:12in fase a eliminare,
15:14quindi, sistemi secondari.
15:16Faccio un esempio per chiarire meglio.
15:18Molto spesso un'approvazione
15:20per il pagamento di una fattura
15:22o un processo di sblocco del materiale
15:24che ho a magazzino pronto
15:26dalla produzione per la spedizione
15:28avviene attraverso scambio di mail.
15:30Quindi si interrogano i colleghi
15:32affinché il collega dia una risposta.
15:34Posso mandare via il materiale?
15:36Posso sbloccarlo?
15:38Posso pagare questa fattura?
15:40Nella migliore dell'ipotesi,
15:42tra due attori,
15:44c'è una domanda e una risposta.
15:46Però questa è quasi una situazione idilliaca.
15:48Nella stragrande maggioranza dei casi
15:50che rileviamo nella nostra quotidianità,
15:52nella nostra attività presso i clienti,
15:54ma spesso anche presso
15:56di noi direttamente,
15:58è che le mail non sono quasi mai
16:00indirizzate ad una sola persona,
16:02ma sono indirizzate a un gruppo.
16:04A questo gruppo corrisponde una domanda,
16:06perché servono delle informazioni
16:08che nella mail originale non c'erano.
16:10Ci sono una serie di processi e sottoprocessi
16:12che non sono né tracciati, né tracciabili,
16:14né tantomeno efficienti
16:16per la raccolta di tutta una serie
16:18di informazioni, in qualche modo
16:20anche per la suddivisione
16:22delle responsabilità su una decisione
16:24che poi si apriva.
16:26È quasi banale da dire, ma è un processo inefficiente,
16:28è un processo lento,
16:30è un processo che ha dei costi nascosti,
16:32neanche tanto nascosti, piuttosto evidenti.
16:34Un sistema di workflow che ha
16:36una serie di processi nei quali
16:38ciascuno ha dei ruoli
16:40per instanziare il processo,
16:42quindi per farlo partire,
16:44per vari livelli approvativi
16:46secondo regole differenti,
16:48vari livelli di scelta.
16:50E' chiaro che
16:52riusciamo a togliere tutte quelle che sono
16:54le mail, le comunicazioni,
16:56le telefonate interne superflue
16:58e è chiaro che alcune informazioni
17:00possono essere rese
17:02obbligatorie o opzionali
17:04sulla base di quello che serve dopo.
17:06E' chiaro che tante informazioni possono essere
17:08anche prese nativamente attraverso
17:10l'integrazione con altri sistemi,
17:12sistemi di cui parlavamo prima, l'IAP,
17:14il CRM, il MES o altre cose.
17:16E quindi diventa un processo
17:18molto più efficiente, perché?
17:20Perché le informazioni vengono costruite
17:22in modo logico durante il percorso
17:24attraverso
17:26il workflow stesso.
17:28Ecco, questo di per sé
17:30toglie anche tutta quella serie di
17:32informazioni che le persone si tengono
17:34in PC, perché? Perché all'interno
17:36di un workflow un po' evoluto di un BPM
17:38si possono fare anche una serie di
17:40interrogazioni su database,
17:42su archivi e anche di
17:44elaborazioni, per le quali una volta
17:46che so cosa devo fare
17:48è il sistema che lo fa al posto mio.
17:50Ecco, questo aiuta di molto.
17:52La tecnologia che va a braccetto, se vogliamo,
17:54con il BPM, che lo va a completare
17:56ed è sicuramente indicata
17:58nelle PMI
18:00è la tecnologia
18:02della robotica di processo,
18:04RPA, Robotic Process Automation,
18:06perché? Perché
18:08si va attraverso dei
18:10robot, chiaramente di carattere software,
18:12non sono robot fisici,
18:14a
18:16automatizzare tutta una serie di operazioni
18:18che sono tipicamente
18:20operazioni ripetitive,
18:22operazioni di scrittura
18:24degli stessi dati sul più ambiente,
18:26cosa che succede molto spesso
18:28e fa perdere tempo, perché devo ripetere
18:30lo stesso dato sul più ambiente.
18:32Tanto quanto
18:34operazioni che richiedono
18:36una concentrazione e un livello
18:38di affidabilità del controllo
18:40stesso molto alti. È chiaro
18:42che l'essere umano, dopo un po',
18:44ha una curva di
18:46lavoro, cioè una curva di
18:48calono dell'attenzione, del livello di attenzione
18:50della prestazione
18:52e quindi si incappa
18:54nella possibilità di errori.
18:56Un sistema robotizzato,
18:58naturalmente, non sente la fatica,
19:00per cui, se è scritto in maniera corretta,
19:02se i dati in ingresso sono
19:04consistenti e congruenti,
19:06può automatizzare completamente
19:08delle operazioni, anche attraverso
19:10sistemi esterni all'azienda.
19:12L'insieme di queste due cose, quindi il BPM
19:14da una parte e l'RPA dall'altra,
19:16dà la possibilità di fare
19:18a livello di budget,
19:20a livello strategico, degli interventi
19:22molto mirati e anche con costi piuttosto
19:24limitati.
19:26Consideriamo che
19:28rispetto a 10-15 anni fa,
19:30siamo scesi
19:32a un 10% del valore
19:34che veniva richiesto, per cui,
19:36in altri termini, costa il 90% in meno
19:38ora farlo, per cui non sono
19:40investimenti che una PMI non può
19:42sostenere, anzi. Anche perché,
19:44facendoli in maniera mirata
19:46su piccoli processi, in maniera veloce
19:48e portandosi a casa i risultati in tempi
19:50brevi, anche il ritorno dell'investimento
19:52è molto veloce.
19:54Un processo studiato bene
19:56e implementato potrebbe avere
19:58un ritorno dell'investimento nell'ordine
20:00se lo realizziamo nell'ordine
20:02delle 4-5-6 settimane,
20:04ecco, il ritorno dell'investimento potrebbe
20:06essere lo stesso in termini di mesi,
20:08quindi 4-5-6 mesi, sicuramente
20:10entro l'anno.
20:12Queste due tecnologie insieme
20:14sono probabilmente
20:16il modo migliore per iniziare
20:18e per sostenere
20:20le fasi di una digital transformation
20:22che non sia
20:24basata per forza su
20:26modificazioni strutturali
20:28o investimenti enormemente
20:30alti come possono essere quelli di DRP
20:32o del CRN.