L'instant numérique #11 - Coffre-fort numérique et système d'archivage électronique : Quelles sont les différences ? - Vidéo Dailymotion

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L'instant numérique #11 - Coffre-fort numérique et système d'archivage électronique : Quelles sont les différences ?  Le coffre-fort numérique, CFN, et le système d’archivage électronique, SAE, sont deux solutions de gestion documentaire et conservation. Comment les différencier ?   Découvrez en vidéo les principales différences entre un service de coffre-fort numérique et un système d’archivage électronique avec notre experte Aude De Labareyre, responsable Marketing au sein de la BU Archivage numérique chez Docaposte.  Au programme :   Le cadre légal, premier élément différenciateur  L’usage, deuxième élément différenciateur  Autre élément différenciateur : la cible  Différents, mais complémentaires !   Pourquoi choisir Docaposte ?   En savoir plus sur l'archivage numérique et stockage :  https://www.docaposte.com/solutions/archivage-numerique?utm_source=linstant_numerique&utm_medium=social&utm_campaign=youtube   Prendre rendez-vous avec un conseiller : https://www.docaposte.com/contact?utm_source=linstant_numerique&utm_medium=social&utm_campaign=youtube   Retrouvez l’ensemble de nos vidéos :  https://www.docaposte.com/linstant-numerique?utm_source=linstant_numerique&utm_medium=social&utm_campaign=youtube  L'instant numérique : 3 minutes pour décrypter les enjeux du numérique  A travers nos courtes vidéos L’instant numérique, notre équipe d’experts souhaite vous apporter un éclairage sur les enjeux et les bénéfices des solutions numériques pour vous aider à faire les bons choix : décryptage sur les réglementations, présentation des solutions, bonnes pratiques et conseils…    #Linstantnumerique  Si vous aimez cette vidéo, n’hésitez pas à vous y abonner, à nous le dire en commentaire, et à mettre un like, un petit pouce ou un petit cœur   Retrouvez également Docaposte sur :  Linkedin : https://www.linkedin.com/company/docaposte  Twitter : https://twitter.com/Docapost  Instagram : https://www.instagram.com/docaposte/   Facebook : https://www.facebook.com/Docaposte  YouTube : https://www.youtube.com/c/Docapost_Officiel  Dailymotion : https://www.dailymotion.com/docaposte   Pinterest : https://www.pinterest.fr/Docaposte_/   Webikeo : https://webikeo.fr/chaine/les-webinaires-de-docapost-1/   Podcast D.clic : https://smartlink.ausha.co/docaposte-dclic  Podcast Tendances Inno : https://smartlink.ausha.co/tendances-inno-le-podcast-web3-de-docaposte

Transcript

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00:13 Bonjour et bienvenue, je suis Aude Delabarrère, responsable marketing au sein de la BU Archivage Numérique de DocaPost.

00:19 Dans ce nouvel épisode de l'instant numérique, nous allons prendre quelques minutes pour vous présenter les principales différences

00:24 entre un service de coffre-fort numérique et un système d'archivage électronique.

00:29 Afin de répondre aux enjeux importants de la dématérialisation, ainsi qu'aux contraintes légales et réglementaires de plus en plus fortes,

00:35 les entreprises ont plusieurs choix possibles en matière de solutions de gestion documentaire et de conservation,

00:41 au risque d'engendrer parfois des confusions.

00:43 Nous allons aujourd'hui discuter des différences entre deux outils, le coffre-fort numérique dit CFN et le système d'archivage électronique dit SAE.

00:52 [Musique]

00:55 Le coffre-fort numérique et le système d'archivage électronique sont deux solutions qui répondent à des besoins de conservation pérennes et sécurisées,

01:02 mais qui respectent des obligations réglementaires et légales différentes.

01:06 Le coffre-fort numérique est encadré par deux décrets, du 30 mai et du 5 octobre 2018.

01:11 Il est défini comme un espace de conservation sécurisé et réputé inviolable, permettant de restituer les éléments déposés sans altération.

01:19 Le système d'archivage électronique va au-delà de la conservation sécurisée.

01:23 Il intègre des fonctionnalités de gestion des documents spécifiques dictées par la norme NF-Z42013.

01:30 Cette norme regroupe un ensemble d'exigences et de recommandations concernant par exemple les fonctionnalités de consultation, de classement ou encore de destruction des documents.

01:39 [Musique]

01:42 Le coffre-fort numérique est une solution de conservation d'informations dématérialisées.

01:47 Il conserve tous les documents qui y sont déposés et en garantit l'intégrité dans le temps.

01:51 Pour les restituer à l'identique, à son utilisateur propriétaire ou à toute personne accréditée par lui.

01:57 Le système d'archivage électronique est utilisé dans le but de gérer un grand nombre d'archives différentes en établissant des profils d'archivage pour chaque type de document.

02:05 Il suit une logique métier.

02:07 Il prend en compte tout le processus d'archivage, depuis le versement jusqu'à l'élimination sécurisée des archives, en passant par leur consultation, en toute confidentialité et sécurité.

02:17 Il intègre ainsi toutes les règles de gestion documentaire définies par l'entreprise dans sa politique d'archivage.

02:23 Durée de conservation, type de document, niveau de confidentialité, sort final, etc.

02:29 [Musique]

02:32 Le coffre-fort numérique est principalement destiné aux particuliers.

02:35 Il appartient à un utilisateur unique qui peut y déposer tout type de document électronique.

02:40 Il lui permet de conserver, pour la durée de son choix, ses documents.

02:44 Il est libre de les détruire à tout moment.

02:46 C'est idéal pour les entreprises qui souhaitent distribuer des documents en toute sécurité, de façon dématérialisée, à leurs collaborateurs.

02:52 Le système d'archivage électronique est utilisé par les organisations publiques et privées, gérant un ensemble d'archives et un ensemble d'utilisateurs souvent importants.

03:01 Il permet de traiter de larges volumes de documents, de tailles et formats divers, et pour des durées de conservation parfois très longues.

03:07 Un SAE permet de faire valoir ses droits en justice.

03:10 En cas de contentieux, des éléments de preuve sont mis à disposition concernant l'intégrité des documents.

03:15 Ces deux solutions peuvent donc être combinées selon les besoins.

03:21 La dématérialisation des bulletins de salaire constitue un bel exemple de la complémentarité des deux solutions.

03:27 Le salarié dispose de ses bulletins de salaire dans son coffre-fort numérique personnel,

03:31 alors que le service RH de l'entreprise archivera l'exemplaire employeur de tous les bulletins de salaire au sein de son SAE.

03:39 DecaPost est le premier tiers-archiveur de France avec une équipe de 200 personnes dédiées au service d'archivage électronique et de numérisation.

03:49 Au total, plus de 15 milliards de documents sont archivés avec le plus haut niveau de sécurité.

03:54 Via Digipost, DecaPost opère et propose le service de coffre-fort numérique du groupe LaPost,

04:00 premier coffre-fort numérique du marché en parfaite conformité avec la réglementation en vigueur.

04:05 Concrètement, Digipost offre un espace personnel sécurisé, accessible en ligne ou depuis l'application mobile,

04:11 et dont les données sont hébergées en France, pour gérer l'avis administratif des collaborateurs d'une entreprise.

04:17 Vous avez un projet de dématérialisation ? Contactez-nous ! Toutes les informations sont dans la barre d'infos de la vidéo.

04:22 [Musique]

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