Documenta DMS: Registratura electronica si administrare registre
Documenta DMS (www.documenta.ro), solutia Infrasoft (www.infrasoft.ro) pentru managementul documentelor ofera utilizatorilor posibilitatea gestiunii facile a documentelor, precum si metode eficiente de arhivare electronica.
Una dintre facilitatile importante oferite de Documenta este cea de registratura electronica. Folosind registrele, utilizatorii pot gestiona cu usurinta intrarile si iesirile de documente din organizatie.
Pasul 1: Creare registru nou
Adaugarea unui nou registru presupune completarea urmatoarelor campuri:
- Cod – codul alocat registrului;
- Denumire – numele registrului;
- Resetare – durata de valabilitate a registrului;
- Nr. de la – primul numar de inregistrare;
- Nr. pana la – ultimul numar de inregistrare;
- Nr. curent – numarul curent alocat pentru inregistrari;
- Intrari – poate contine inregistrari de tip intrari;
- Iesiri – poate contine inregistrari de tip iesiri;
Registrele pot contine inregistrari de tip iesire, intrare sau amandoua.
Pasul 2: Acordare drepturi pe registru
Se executa prin actionarea butonului „Adauga” din zona „Acces”. Apoi se vor completa urmatoarele campuri:
- Utilizator – selectarea utilizatorului pentru a oferi drept de acces
- Grup – slectarea grupului pentru a oferi drept de acces
Registratura va afisa registrele pe care utilizatorul curent are drept alocat, inclusiv registrul nou creat. Accesându-l, utilizatorul poate consulta toate documentele conţinute de acest registru.
Pasul 3: Inregistrarea unui document din consola
Pentru inregistrare se vor completa urmatoarele date:
- Intrare, Iesire – afiseaza tipul de documente permise in registrul current;
- Fisier – numele fisierului atasat;
Atentie!: In cazul in care se foloseste butonul de inregistrare din consola numele fisierului va fi completat si nu va putea fi editat. Daca se foloseste fereastra de adaugare se poate alege un fisier pe care sa il atasam daca dorim.
- Nr. – va fi numarul inregistrarii dat automat;
- Data – data curenta la care este facuta inregistrarea luata automat;
- Nume document – numele documentului selectat;
- De la – persoana de catre care este facuta inregistrarea;
- Emitent nr. – numarul emitent;
- Catre – persoana catre care este trimisa inregistrarea;
- Descrierea – descrierea inregistrarii;
- Mod provenienta – modul de provenienta al inregistrarii;
Daca utilizatorul are drept de inregistrare pe mai multe registre acesta va putea sa selecteze registrul in care vrea sa faca inregistrarea ca la butonul de “Selectare registru documente”. In cazul in care are acces pe un singur registru acesta va fi selectat automat.
Una dintre facilitatile importante oferite de Documenta este cea de registratura electronica. Folosind registrele, utilizatorii pot gestiona cu usurinta intrarile si iesirile de documente din organizatie.
Pasul 1: Creare registru nou
Adaugarea unui nou registru presupune completarea urmatoarelor campuri:
- Cod – codul alocat registrului;
- Denumire – numele registrului;
- Resetare – durata de valabilitate a registrului;
- Nr. de la – primul numar de inregistrare;
- Nr. pana la – ultimul numar de inregistrare;
- Nr. curent – numarul curent alocat pentru inregistrari;
- Intrari – poate contine inregistrari de tip intrari;
- Iesiri – poate contine inregistrari de tip iesiri;
Registrele pot contine inregistrari de tip iesire, intrare sau amandoua.
Pasul 2: Acordare drepturi pe registru
Se executa prin actionarea butonului „Adauga” din zona „Acces”. Apoi se vor completa urmatoarele campuri:
- Utilizator – selectarea utilizatorului pentru a oferi drept de acces
- Grup – slectarea grupului pentru a oferi drept de acces
Registratura va afisa registrele pe care utilizatorul curent are drept alocat, inclusiv registrul nou creat. Accesându-l, utilizatorul poate consulta toate documentele conţinute de acest registru.
Pasul 3: Inregistrarea unui document din consola
Pentru inregistrare se vor completa urmatoarele date:
- Intrare, Iesire – afiseaza tipul de documente permise in registrul current;
- Fisier – numele fisierului atasat;
Atentie!: In cazul in care se foloseste butonul de inregistrare din consola numele fisierului va fi completat si nu va putea fi editat. Daca se foloseste fereastra de adaugare se poate alege un fisier pe care sa il atasam daca dorim.
- Nr. – va fi numarul inregistrarii dat automat;
- Data – data curenta la care este facuta inregistrarea luata automat;
- Nume document – numele documentului selectat;
- De la – persoana de catre care este facuta inregistrarea;
- Emitent nr. – numarul emitent;
- Catre – persoana catre care este trimisa inregistrarea;
- Descrierea – descrierea inregistrarii;
- Mod provenienta – modul de provenienta al inregistrarii;
Daca utilizatorul are drept de inregistrare pe mai multe registre acesta va putea sa selecteze registrul in care vrea sa faca inregistrarea ca la butonul de “Selectare registru documente”. In cazul in care are acces pe un singur registru acesta va fi selectat automat.
Category
🤖
Tech