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00:00hola a todos bienvenidos al espacio experto experto del economista con la colaboración
00:21de hp vamos a hablar de gestión documental durante un ratito que creo que va a ser muy
00:26interesante me acompaña el director de tecnología innovación de hp que tal mejor hola antonio que
00:33tal otra vez un gusto estar aquí con vosotros y colaborar en estas fantásticas sesiones muchas
00:37gracias mercedes serrano director general de negocio de adea buenos días antonio buenos días
00:43ven el chor antiguo amigo y compañero un placer estar aquí con vosotros es una suerte contar con
00:48mercedes porque estuvimos unos cuantos años juntos estaba preparado esto no no no ha sido
00:53estuvimos juntos en hp cuando antes de la separación entre hp enterprise hp inc y otras
00:59y otras organizaciones de servicios y estuvimos hay unos cuantos añitos juntos sí señor así que
01:03una suerte va a haber química vamos a hablar de desafíos de retos de objetivos cuáles son los
01:12desafíos que existen en gestión documental o qué tenemos que tener en cuenta las empresas los medios
01:18la sociedad a los ciudadanos sobre este mundo bueno lo primero que tenemos que entender a
01:21antonio tú y la audiencia de todo el mundo es que lo que habíamos pensado hasta ahora que gestión
01:26documental era gestión de un documento pensando que un documento es un trozo de papel verdad
01:30mercedes ya no es un trozo de papel ahora mismo gestión documental es gestión de la información
01:35y si pensamos que el documento ya no es un trozo de papel si no es un reflejo de esa información
01:41empezamos a pensar en que esa información nace ya digitalmente se transmite digitalmente y se mueve
01:47digitalmente y déjame que vuelva un poco a los retos los retos cuando hablamos de documentos hace
01:51400 años el reto más importante en una biblioteca de hace 400 años era el fuego recordáis que el
01:58fuego el fuego bien ahora si un documento ya no es un trozo de papel es un documento digital
02:04securizado con su certificado que se aloja se comparte y se accede digitalmente el fuego de
02:10hoy en día son los virus son los virus el malware el hardware y sobre todo la indisponibilidad del
02:17documento del documento en cuanto que ya es un archivo digital luego el desafío más importante
02:22que tenemos hoy en día hablando de gestión documental o gestión de esa información que
02:27compartimos entre todos está en garantizar que la información permanece estable es un fiel reflejo
02:34de lo que en su día era un fiel reflejo de ese documento archivo firmado y que sea permanentemente
02:40fiel al original que no haya sido alterado por malas intenciones por un virus y sobre todo que
02:46no haya quedado indispuesto por alguna alteración una falta de un acceso a un sistema o un acceso de
02:52riesgo o vulnerabilidad luego ese es el reto más importante que tenemos hoy en día y lo vamos a
02:56comparar con el fuego de hace 400 años a las tecnologías actuales que son la ciberseguridad
03:01los virus y la indisponibilidad del documento o de la información se recuerdo yo quería complementar
03:07estoy absolutamente de acuerdo nosotros estamos viendo en nuestros clientes que aproximadamente
03:12el 15 por ciento de la documentación la mantienen en papel y todo el resto es documentación que
03:16nace de forma digital de forma nativa pero sí que hay que coexistir con esa documentación física y
03:22esa documentación digital y lo que estamos viendo también es que es muy difícil para los clientes
03:26controlar los costes asociados a la coexistencia porque tienen diferentes proveedores según la
03:31fase en la que están los documentos tienen unos proveedores para la custodia otros proveedores
03:36para la digitalización otros proveedores para la gestión de las herramientas de it el tratamiento
03:42documental la automatización entonces en los proyectos que nosotros estamos abordando lo que
03:47hacemos es intentar consolidar esa gestión en tu en del proceso documental siendo nuestra compañía
03:52la que proporciona todo el servicio de principio a fin además al tener una historia de 25 años
03:59como empresa de gestión documental sí que nos anticipamos a lo que los clientes están demandando
04:03antes incluso de que nos lo de que nos lo pidan y lo que intentamos ahora mismo con estas herramientas
04:08de automatización es convertir esos documentos como muy bien decía Melchor en bancos de datos
04:12ver en qué la documentación extraer todos esos metadatos ver en qué se usan dentro de los procesos
04:18de negocio y ver cómo se pueden automatizar esos procesos es importante lo que hice mercedes
04:23porque esos procesos que estamos estableciendo nuevos tienen que ser únicos y mismo y equivalentes
04:29para un archivo que ya existía en papel y lo hemos convertido a digital que para un archivo que ya
04:35nació en digital te voy a poner un ejemplo antonio en el mundo de las transmisiones económicas o
04:41compras en el año 2001 había muy pocas compras digitales había aproximadamente pongamos un millón
04:49de millones de compras digitales y había unos 5 millones de millones de transacciones vamos a
04:55llamar tradicionales si miramos cómo ha evolucionado el mundo de las transacciones económicas en el
05:01mundo desde 2001 hasta 2021 hemos visto cómo las transacciones digitales han crecido pero que
05:06realmente de las tradicionales a digitales sólo se han convertido un 15 un 20% luego seguimos
05:13teniendo una gran cantidad de transacciones tradicionales basados con el ticket de compra
05:18pagar con dinero o con tarjeta de crédito luego sigue existiendo un documento físico pero qué
05:23ocurre que en ese porcentaje de cantidad de información que gestionamos esa cantidad de
05:28información que gestionamos son hace físicamente porcentualmente es menor o va a ser menor en los
05:34próximos años que la digital pero es porcentualmente a nivel cuantitativo seguimos teniendo cinco
05:41millones cinco millones de millones de transacciones físicas luego el documento físico el papel una que
05:48nace en papel se tiene que digitalizar pero tenemos que garantizar que una vez que hemos
05:53decidido cómo vamos a transformar digitalmente la empresa y esos procesos el proceso sea el mismo
05:58para el documento que nace digital exacto como para el documento que era en papel y lo hemos
06:02convertido a digital como vivimos con papel hay que convivir ya vamos esperando hace mucho tiempo
06:08no existe papel pero también pdf documentos digitales y tienen diferente tratamiento
06:13o bueno tienen diferente forma de crearse o sea se crean de forma distinta pero una vez que se
06:18han creado verdes mercedes tú que eres experta en cómo es el contenido lo que es importantísimo
06:22es que el sistema de gestión documental que tú tengas para mantener esa información actualizada
06:27y con acceso limitado que permita que coexista la documentación física la que tienes en custodia
06:34con el gestor de custodia junto con la documentación digital eso es lo más importante porque los
06:40clientes lo que están haciendo ahora es toda esa documentación que tienen en custodia a medida que
06:45van realizando consultas todas las consultas ya no se las sirves de forma física hay a veces que
06:50necesitan para juicios en la documentación de forma física pero el normal es que ya se las
06:53entregues de forma digital a través del gestor documental y que esa información una vez ya se
06:58la entregas quede ya almacenada para siempre en el gestor documental y con nuestros clientes sobre
07:03todo con las grandes entidades bancarias y con las empresas de seguros y con administración
07:06pública que son las que más están manteniendo todavía la documentación en papel lo que están
07:10haciendo es grandes proyectos de digitalizaciones masivas de documentos por ejemplo en la consejería
07:16de justicia estamos digitalizando 55 millones de imágenes de todas las resoluciones judiciales
07:21las sentencias incluso del archivo histórico de la consejería de justicia de la comunidad de
07:24madrid poniéndolo a través de un gestor documental a disposición de todos los juzgados de la comunidad
07:29o por ejemplo estamos digitalizando todos los expedientes hipotecarios de los grandes bancos
07:34de españa en fin que es importante que se mantenga la misma gestión para una documentación física y
07:41para una documentación digital el caso del caso de hp que tenéis esa tecnología tenéis que cuidar
07:47que no se quemen con extintores o como sea y tampoco que haya virus pero hace falta de algo
07:52tan importante como que esté rápido en la disponibilidad de esa inmediata no cuando hace
07:56falta algo de tecnología detrás fíjate por ejemplo un caso que ahora mismo casi todos utilizamos que
08:02es correos correos el organismo postal de españa que ha sufrido una transformación digital enorme
08:07en los últimos años bueno pues una correos que realmente imagínate que han pasado de poner sellos
08:12pegados con agua en un sobre a enviar información digital mayoritariamente esa conversión y esa
08:19esa conversión natural y complementaria de un proceso al otro no ha significado eliminar un
08:25proceso y en un proceso big bang ser el nuevo proceso digital conviven los dos procesos y
08:30conviven por una sencilla razón y es que es necesario la convivencia cuando una persona
08:35mayor va a enviar un paquete o va a enviar un burofax a correos lo hace de una forma tradicional
08:39cuando lo hace una persona digitalmente lo hace a través de internet utilizando el mismo proceso
08:45de correos es el mismo proceso y el proceso digital y de custodia y de salvaguardia legal y
08:52jurídica que utiliza correos para enviar el documento el documento conceptualmente hablando
08:56es el mismo pero qué pasa que uno ha sido introducido en el sistema a través de una
09:01persona que da una estafeta de correos y lo ha puesto en un escáner y se ha puesto una firma
09:04digital y un sello de tiempo para garantizar que es una copia fiel y única de ese documento y el
09:09otro ha sido enviado desde un ordenador desde casa pero el proceso que hay justo detrás de la
09:13incorporación de la información al sistema es el mismo es justamente lo que queremos hacer y uno
09:18de los procesos que decía mercedes de transformación de archivos que nosotros con nuestros escáneres
09:22documentales de medio volumen también estamos ayudando a muchos organismos a hacer consiste en
09:27garantizar que cuando convierten un archivo que estaba en papel sanitario de expedientes sanitarios
09:32en hospital y lo introducen al sistema modernos hospitalario el sistema hospitalario se llama
09:37healthcare information system lo meten dentro del sistema hospitalario tenemos que garantizar que
09:42esos expedientes que se incorporan de una forma vamos a decir naciendo físico una vez que están
09:47dentro del sistema fluyen de una forma digital garantizando la disponibilidad el acceso y una
09:52gestión traceable de quien accede a cada información en cada momento es verdad que el documento ya no
09:57lo cogen los médicos lo sacan de una carpeta lo miran y lo tocan lo hacen a través de un pdf de
10:02un archivo pero que conceptualmente es el mismo proceso para un archivo que nació o un documento
10:07que nació desde papel a un nuevo documento que ha creado el doctor ya digitalmente ese es el
10:13reto que tenemos que ocurre con los archivos que son digitales que no tenemos una custodia en papel
10:19es cierto que por ejemplo organizaciones como como dea como mercedes pues siempre tenemos y
10:23se ha habido un virus no y se ha perdido el documento o se ha perdido o se ha quedado corrupto
10:29siempre está dea con su almacén logístico que ya no sé cuántos tienen y dónde con sus millones
10:34de cajas y sus albaranes sus caídas y sus carpetas para localizar con un código de barras de una
10:39forma súper rápida el documento original en papel el reto que tenemos es la cuestoria es importante
10:45es verdad tenemos más de 5 millones de contenedores de papel todavía activos y aunque dicen que el
10:51papel se va a acabar desde luego todavía no se acaba tenemos centros de custodia mira aquí
10:56exactamente tenemos centros de custodia en españa en portugal en colombia pero esa no es la
11:01dea de hoy la dea de hoy es la que hace el proceso en tu en de gestión documental cuando los clientes
11:06empezaron a preguntarnos nos piden que digitalicemos 200 mil documentos de los que tienen los 55
11:12millones nos piden extraer metadatos con herramientas de inteligencia artificial y ocr y cr pero claro
11:19extraer esos metadatos al final para el cliente le tiene un coste porque tú tienes que garantizar
11:23un 100% de calidad por lo tanto se hace eso suele hacer con una doble grabación alguna con sistemas
11:28de automáticos y luego cuando no hay coincidencias en dos o tres procesos se tiene que hacer una
11:34comprobación manual bueno pues cuando se gasta invierte en el dinero en eso empezamos a preguntar
11:39a los clientes que por qué invertían que en qué iban a utilizar esos metadatos y ahí es donde
11:43empezamos con todos la transformación de la compañía para hacer procesos de automatización
11:49documental a qué me refiero pues por ejemplo a la completitud de expedientes comprobar que un
11:54expediente hipotecario tenga todos los documentos que necesita para que pueda avanzar al siguiente
11:59nivel que esos documentos puedan ser aportados parte en papel parte en origen desde el cliente
12:04que desde su teléfono móvil hace una foto al documento lo y luego parte desde las oficinas
12:09de los comerciales que puedan también aportar la documentación que eso genere un flujo de
12:14trabajo que avance hacia adelante o hacia atrás según el expediente está completo no y esto tiene
12:20muchísima aplicabilidad lo podemos aplicar a expedientes hipotecarios a gestión de flotas
12:25de automóviles lo podemos aplicar a judicialización de expedientes de compras de cartera a miles de
12:32documentos y son el tipo de proyectos que estamos abarcando ahora como como de a la custodia está
12:36digamos como remanente es el negocio digamos con el que comenzó de hace 25 años pero ya no es el
12:43futuro hablando de inteligencia ha salido ya inteligencia como implementar la inteligencia
12:48artificial en gestión documental seguro que si cuando escaneas un documento tenemos que garantizar
12:53que ocurren varias cosas la primera de ellas es garantizar que el documento es una copia fiel e
12:58inalterada e inalterable inalterable del documento escaneado para eso hay que incrustar un certificado
13:05dentro del documento con un sello de tiempo bueno eso está ya regulado una vez que ese documento ha
13:10sido escaneado lo siguiente que se le hace es analizar el contenido del documento porque un
13:14documento cuando se escanea es casi casi como hacer una foto es decir no hay muchos datos
13:19tú ves una foto con una serie de puntos pero no sabes si eso es un 2 o es un patito literalmente
13:25lo que puede ser es decir en la manuscrita luego cuando un banco quiere saber qué contiene esa
13:32hipoteca quiere saber que la hipoteca es de dos millones y no de dos patitos por ejemplo
13:37conceptualmente hablando cuando es un zoo pues seguramente interesar más los patitos bueno fuera
13:41bromas hay un proceso que ahora mismo ya está basado en inteligencia artificial y reconocimiento
13:47de caracteres y de logos y de muchas más cosas que el sistema reconoce el documento e identifica
13:54más allá de la imagen que contiene qué información hay detrás de esas fotos o esas imágenes es decir
13:59esto es un 2 y no es un patito y esa información que captura y reconoce con protocolos y algoritmos
14:05basados en inteligencia artificial los incrusta como parte del documento no visible y eso es lo
14:09que mercedes llama metadatos bueno le llamamos todos metadatos pero por explicar lo que es un
14:13metadato un metadato es un dato que se puede localizar buscar indexar y clasificar y que va
14:20asociado a un documento como si fuese una mochila del documento y mayoritariamente de forma inseparable
14:25no lo vemos cuando lo abrimos con el ordenador pero cuando hacemos una búsqueda o una clasificación
14:29ese metadato está y la inteligencia artificial ya sabe que hay ahí donde está la sustancia no
14:34eso es como usáis exacto nosotros utilizamos machine learning que como sabéis se basa en
14:40patrones anteriores para conocimientos adquiridos para la toma de decisiones y eso es lo que
14:45utilizamos para clasificar los documentos y para la extracción de los metadatos y luego
14:49deep learning que es un conjunto del machine learning lo utilizamos más bien para todos la
14:54tecnología o cr y cr y extracción automática de clasificación de documentos entonces con gracias
15:00al machine learning el tipo y creamos bancos de datos a partir de los documentos y luego estamos
15:04haciendo pilotos con llms large language models parecidos a chap gpt y entonces ahí aún lo que
15:12estamos viendo es que no hay lenguajes muy entrenados por tipología documental no hay
15:16lenguajes entrenados para tipologías de albaranes facturas registros notas simples entonces estamos
15:22haciendo pilotos para entrenar este tipo de lenguajes para poder utilizar la inteligencia
15:27artificial generativa para intentar contextualizar la estación de metadatos pero todavía esa
15:34información no es lo suficientemente fiable no podemos garantizar esa calidad que nos piden los
15:40clientes utilizando esta tecnología todavía no nos decía todavía no nosotros tenemos un proyecto
15:45donde estamos utilizando deep learning la diferencia básica entre machine learning
15:50es que machine learning aprende de lo que le hemos enseñado y de los datos pero no evoluciona
15:55su aprendizaje repite lo mismo y los algoritmos se repiten infinitamente deep learning es un
16:02sistema nuevo bastante más nuevo que lo que hace es que la información que se generó mediante
16:06machine learning es retroutilizada por el propio sistema para generar nuevos algoritmos y aprender
16:10de sí mismo este es el deep learning conceptual con redes neuronales este es el deep learning que
16:16es lo que estamos haciendo nosotros bueno pues hemos puesto en funcionamiento deep learning
16:19sobre todo para mejorar los sistemas de aprendizaje y reconocimiento de caracteres de tal
16:25manera que lo que antes teníamos que hacer con inteligencia artificial y machine learning donde
16:30un 2 era un 2 o era un patito ahora lo que hace es que el propio sistema según va avanzando es
16:36capaz de discernir que un 2 es un 2 o es un patito que un 1 es un 1 o es un palito y que un 8 es un
16:428 o es un infinito esto es muy importante porque porque de esta manera permite que los operadores
16:48tradicionales que están revisando los documentos según se están procesando y clasificando se dediquen
16:52a tareas más relevantes más productivas y más toma de decisiones y dedicar más su tiempo en
16:57revisar cuál es realmente el proceso y el procedimiento más que el detalle de cómo se
17:03hace porque las nuevas herramientas ya no lo permiten nosotros esto lo hemos incorporado
17:06en dos pilotos con microservicios que es un microservicio bueno pues un microservicio es
17:11un servicio que se pone en el cloud en un cloud nuestro donde tú envías un documento y después
17:16de enviar 4 o 5 documentos el sistema empieza a aprender y te empieza a retornar automáticamente
17:20estos metadatos de una forma visible qué ventaja tiene esto que en vez de hacerlo delante de una
17:26consola de un ordenador primero escaneas luego lo envías luego te vas al ordenador ves cómo ha
17:31salido ha salido bien mal tengo que volver a escanear tengo que enviar tengo que revisar
17:35validar esto es un infierno o sea esto esto se lo tienes que hacer antonio imagínate un operador
17:40que tiene un documento físico aquí con una imagen y aquí tiene que decir esto es un 8 no es un
17:44infinito esto es un 2 es un patito pero hasta ahora lo hacían hasta ahora lo hacían con seres
17:51humanos validando la información el operador o validador de la consola se llamaba qué ocurre
17:56ahora que lo que hemos hecho ha sido enviar esta información a un microservicio y este microservicio
18:00en el propio escáner antes de que el ser humano se levante a su ordenador en el propio escáner
18:06justo cuando tienes el documento en la mano y lo has metido o lo estás gestionando el propio
18:10escáner te dice esta información tengo dudas no sé si es un patito o es un 2 dime que es
18:15que dices es un patito a partir de ese momento ese umbral de precisión ha subido para que el
18:21operador no tenga que hacer el trabajo de introducir el dato y sea su ordenador validarlo
18:26volver a eliminar incertidumbres y reduce personas muchísimo solamente por puntualizar en este tipo
18:33de combinación de gestión documental con automatización tenemos implementado en grandes
18:38energéticas del IBEX 35 unos procesos que tenían con 60 personas haciendo justo lo que dice
18:46Melchor de comprobaciones de datos y completitudes y se hace de forma automática entonces fijaos los
18:52ahorros operacionales que puede suponer esto para nuestros clientes. El umbral de precisión y de
18:59decisión humana lo hemos subido de un 80 85 por ciento a un 97 98 es decir que seguramente lo
19:05que decía mercedes que esa empresa hacía antes con 60 ahora solamente tiene que verlo en casos
19:09muy puntuales y lo harán tres personas aproximadamente. Yo quiero terminar este
19:12espacio experto experto sin que nos apuntéis a algunas tendencias muy rápido muy concretas
19:17qué tendencias en gestión documental que podemos esperar a corto plazo. Bueno pues nosotros estamos
19:23trabajando en hay un hay un no hemos hablado lo suficiente de la duda sobre el formato del
19:28documento el pdf el pdf es un formato estándar pero va evolucionando con el tiempo porque hay
19:33nuevas necesidades tecnológicas que quieren requieren incorporarse al formato en sí mismo
19:38la definición del formato que ocurre que es en esa aplicación de esas nuevas tecnologías del
19:42formato hace que algunos formatos antiguos sean incompatibles con los nuevos es decir no está
19:47garantizada lo que se llama la retrocompatibilidad es un problema gravísimo Antonio porque porque si
19:52la nueva legislación exige que el nuevo pdf sea de este formato cuando un operador va a abrir un
19:57pdf viejo puede viejo antiguo obsoleto da igual llámalo x puede encontrarse con que no sea
20:03elegible o que exista la duda de la legitimidad de ese documento luego tenemos que empezar a
20:08pensar en garantizar la disponibilidad del documento esto no ocurría antes porque un papel
20:12era un papel y siempre estaba guardado donde fuese pero ahora el archivo tenemos que garantizar que
20:16sea perdurable y preservable y que dentro de esa preservación culpa cumplan con unas normas que
20:22garanticen su compatibilidad actual y su seguridad actual y también futura incluyendo la garantía de
20:29que no ha sido alterado por un virus por un mal acceso o por una mala intención el pdf se puede
20:34abrir en 30 años sobre todo con obras de arte hay una regulación y varios isos correspondientes
20:44que deben garantizar que tenemos un documento hoy de una forma correcta escaneado y gestionado que
20:50garantice la preservación y la accesibilidad del documento a futuro hemos comentado una de
20:56las principales tendencias que estamos viendo en los clientes que es la digitalización completa
21:00de todo su fondo documental incluyendo también los fondos históricos con escáneres también
21:04muy especiales para mantener la información estamos viendo mucha tendencia de trabajar en
21:10la nube en modo como servicio nosotros ofrecemos toda nuestra gestión documental en tu en como
21:16servicio desde desde la nube en un formato multitenan para garantizar la seguridad pero
21:21dar esa flexibilidad y escalabilidad que proporciona la nube la inteligencia artificial
21:25la hemos mencionado para automatizar la clasificación seguridad avanzada automatización
21:30integración con otros sistemas una vez que se extraen todos esos metadatos esos metadatos
21:34tienen que se tienen que integrar con otros sistemas dentro de las organizaciones y por
21:38lo tanto las que sean compatibles con api es muy importante y la sostenibilidad todas las
21:45clientes quieren reducir el papel y promover prácticas más ecológicas pues muchísimas
21:50gracias el chor mercedes en este experto experto con la ayuda y el soporte de hp y
21:58esperamos el siguiente muchas gracias contar con nosotros y conmigo especialmente antonia
22:03sabes que estoy a tu disponibilidad siempre que lo necesites muchas gracias muchas gracias