Découvrez nos nouvelles formations vidéos sur EBP Devis Facturation Bâtiment sur https://www.jean-pierre-villatte.fr
Category
📚
ÉducationTranscription
00:00 [Musique]
00:05 Nous allons voir maintenant un nouveau tutoriel sur Jean-PierreVellet.com
00:09 sur "EBP de défacturation bâtiment 2069" sur les informations société.
00:15 Donc ça correspond avant aux propriétés du dossier.
00:20 Donc là c'est vraiment très important puisque nous allons paramétrer toute une série d'options
00:26 qui vont conditionner ensuite l'utilisation du logiciel.
00:30 Donc pour avoir accès aux informations société, il faut aller ici dans le menu paramètres
00:36 et vous avez, voyez ici sur l'open guide, le bouton informations société.
00:41 Donc là nous allons vraiment passer en revue ici toute l'arborescence ici à gauche.
00:47 Donc au début voyez donc coordonnées, alors là c'est vraiment intéressant
00:50 puisque si pendant la création du dossier vous n'avez pas eu le temps de renseigner toutes les informations
00:55 vous pouvez donc le faire à ce moment là ou si demain il y a une modification
01:01 ça sera ici donc qu'il faudra le faire.
01:04 Ensuite donc vous avez tout ce qui concerne l'information administrative
01:08 donc là ça concerne toute l'information juridique et ici vous avez donc l'information de TVA
01:15 donc c'est ici, alors soit vous l'avez mis à la création du dossier
01:18 soit vous n'aviez pas tous les éléments notamment comme le numéro de TVA intra communautaire
01:23 et avant donc de commencer quoi que ce soit, je vous invite de bien indiquer ici donc ces informations.
01:30 Ensuite donc là très important, le logo.
01:33 Alors on verra un tutoriel sur la personnalisation des documents de vente
01:38 mais déjà ici vous pourriez très bien, vous voyez, importer votre logo depuis votre ordinateur.
01:44 Donc là je vais prendre une image, voilà donc par exemple je vais prendre le logo de EBP de bifacturation bâtiment.
01:54 Ensuite nous allons voir là une nouveauté donc sur EBP de bifacturation 2019, le logo de certification.
02:05 Donc ça vous verrez si vous avez donc des certifications, des agréments
02:09 et bien vous pouvez donc, et que vous avez le logo sur votre ordinateur.
02:14 Je vais choisir donc une image et on va supposer que c'est une certification.
02:18 Vous verrez que lorsqu'on verra donc l'édition des documents, et bien cette certification,
02:24 alors cette image donc ici on peut d'ailleurs la retoucher, voilà.
02:29 Donc là je vais la réduire par exemple, alors c'est vraiment un exemple, je vais mettre mettons 300 par 300.
02:35 Voilà, et bien vous verrez qu'elle apparaîtra en bas de document.
02:41 Voilà donc ici vous avez effectivement des certifications en plus de votre logo qui apparaîtra en haut.
02:47 Et bien toutes les certifications apparaîtront en bas de document.
02:51 Donc ça peut être intéressant pour valoriser en plus vos documents de vente.
02:55 Donc ensuite vous avez ici donc les coordonnées du cabinet d'experts comptables
03:01 et en plus après dans "Contacts" vous avez ici donc les coordonnées de votre expert comptable,
03:07 voire du collaborateur qui s'occupe de votre dossier.
03:11 Ensuite, et bien donc là au niveau paramétrage, alors là vous pouvez ici modifier les décimales,
03:18 sur les prénutaires, les quantités notamment.
03:20 Et ici, alors ça, ça peut être intéressant, c'est justement dans le cadre du RGPD.
03:26 Donc ça c'est une nouvelle obligation par rapport à la protection des données personnelles de vos clients.
03:31 D'ailleurs on verra un tutoriel spécifique à cet effet.
03:34 Et bien si vous cochez aussi cette information, vous verrez après,
03:38 et bien vous pourrez contacter en public postage, en mailing ou par relance,
03:44 uniquement donc les clients qui vous auront autorisé donc le RGPD.
03:50 Ensuite donc les options comptables.
03:53 Donc ça c'est très important, surtout si vous avez EBP compta.
03:57 Donc il va transférer directement le journal des ventes, les écritures,
04:02 dans un dossier programme DataBP que EBP compta ira chercher automatiquement.
04:07 Donc là vous pouvez donc activer la validation des règlements à comptabiliser,
04:11 c'est à dire qu'effectivement, et bien lorsqu'elles seront intégrées en comptabilité,
04:15 vous ne pourrez pas les modifier.
04:17 Vous pouvez par sécurité afficher un message d'information de validation juste avant
04:22 et ensuite, alors là c'est pour les écritures déséquilibrées,
04:25 en principe il ne devrait pas y en avoir,
04:28 mais si vous en avez, que vous cochez "autoriser le transfert comptable",
04:33 "désécriture déséquilibrée", effectivement en comptabilité,
04:36 vous allez avoir donc des écritures déséquilibrées et le déséquilibre entre guillemets ira dans le compte 471.
04:44 Alors on verra nous un tutoriel sur les écarts de règlements,
04:46 pour que justement vous n'ayez pas ce type d'écriture déséquilibrée,
04:53 puisque si on gère une écriture d'écart, automatiquement ça ira dans un compte d'écart de règlement.
04:58 Et ici je vous invite à mettre au maximum 1€,
05:02 puisque comptablement on autorise un seuil jusqu'à 1€ d'écart.
05:07 Ensuite ça c'est très important, c'est la longueur des comptes.
05:10 Alors là effectivement c'est en fonction de la longueur que vous avez sur EBP comptabilité ou un autre logiciel de comptabilité,
05:18 puisqu'il va falloir respecter la même longueur que sur votre logiciel comptable.
05:23 Donc là la longueur des comptes hors tiers, c'est donc tous les comptes autres que client et fournisseur,
05:29 donc en règle générale, en principe ici on est à 6.
05:32 Je dis bien en général, donc si c'est le cas chez vous,
05:35 effectivement, voilà, là vous mettez 6, et ce que je vous conseille c'est de mettre complètement à droite par des 0,
05:42 comme ça, voyez, voilà, donc là il l'a déjà fait, ça sera complètement uniforme au niveau de vos comptes.
05:48 Ensuite la longueur des comptes clients, donc là je vous conseille de laisser à 15,
05:52 donc si vous faites surtout en plus d'acquisition alphanumérique,
05:55 si vous avez un compte du pont, durant ou très long,
05:59 et bien il mettra 411 et le nom du client, donc ça sera plus facile pour vous.
06:03 Si vous mettez à 6, ça sera trop court.
06:06 Et après les autres tiers, donc ce sont les comptes de TVA notamment,
06:09 alors il faut faire attention parce que sur EBP compta, je parle surtout d'open line, ils sont à 7.
06:15 Ne mettez pas 6 parce qu'après il va vous le refuser.
06:17 Donc si vous avez EBP compta open line, ici, par défaut ils sont à 7,
06:22 et compter à droite par des 0.
06:24 Voilà, donc là c'est une suggestion, bien sûr, en fonction de la longueur de vos comptes sur votre logiciel de comptabilité,
06:31 ici, vous mettez la même chose.
06:34 Ensuite l'onglet tiers, donc ça c'est par rapport au client,
06:38 donc là je vous conseille fortement de mettre plutôt 411 et le nom du client,
06:43 et ici, alors là c'est pareil, si vous avez EBP compta et que vous l'avez paramétré avec les comptes auxiliaires,
06:51 donc là je vous invite vraiment à consulter l'information sur EBP compta,
06:54 ici il faut absolument cocher, voilà, donc là c'est normal,
06:57 puisque après effectivement, lui, il va construire les comptes généraux,
07:01 voilà, vous allez voir, voilà, il a rajouté, je dirais, cette zone,
07:07 puisque si on active donc les auxiliaires, c'est ceci qui va prendre en compte.
07:14 Donc là après il faut avoir EBP compta, mais là il faut mettre racine + nom tiers.
07:21 Donc, libéler des écritures, donc ça c'est quand on fait des transferts,
07:26 et là c'est l'écriture comptable, donc là si on fait F1 au clavier,
07:29 il va vous dire à quoi ça correspond ces accolades,
07:32 donc là je vous invite à faire F1 sur votre poste,
07:35 et vous voyez donc par défaut il transfère, vous voyez donc 0 c'est pour fac,
07:40 et numéro c'est numéro de facture, si vous voudriez aussi le nom du client,
07:44 dans le transfert comptable, dans le libéler,
07:46 et bien ici il faudrait rajouter, vous voyez, accolade 4,
07:49 voilà, donc en fait vous pouvez complètement vous le personnaliser.
07:55 Journaux et comptes divers, donc là ce sont les journaux comptables qu'il va utiliser,
07:59 en principe on n'a pas de raison de le modifier, et ça c'est très important,
08:03 puisque là vous allez être confronté aux factures d'un compte,
08:05 et bien lui va les comptabiliser dans ces comptes là.
08:08 Voilà, alors ça c'est de la comptabilité, facture à établir,
08:11 donc ça en fait après c'est par rapport à la TVA,
08:15 donc ça c'est des factures par rapport à des comptes de TVA d'attente,
08:19 puisqu'il y a un 8 au milieu, voilà, donc je ne rentre pas plus dans les détails,
08:23 puisque là c'est vraiment de la comptabilité,
08:25 et si vous gérez les écarts, ce que je vous conseille fortement,
08:27 et nous on verra un tutoriel spécifique à cet effet,
08:30 et bien en fonction de l'écart il gèrera un 658 ou 758.
08:35 Alors, vous pouvez très bien comptabiliser la remise,
08:38 si vous voulez que comptablement il en tienne compte,
08:41 voilà, donc dans ce cas là vous le cochez.
08:43 La numérotation, donc ça c'est très important,
08:46 puisque là on va voir la numérotation des documents de vente, voilà.
08:50 Donc, alors, si vous êtes en reprise de facturation,
08:54 ici, il faudra mettre le dernier numéro, voilà.
08:57 Si vous êtes en création, donc là, parce que là je suis dans la version de démonstration,
09:00 pour vous donner un peu de matière, vous mettrez, là il y aura 001,
09:03 voilà, donc il faudra tout laisser à 1 quand on est en création,
09:06 pour qu'il parte du premier document de vente,
09:08 sinon, quand on est en reprise, ici, vous mettrez bien sûr les derniers numéros que vous avez utilisés.
09:13 Et ici vous pouvez, alors, c'est facultatif, vous pouvez cocher,
09:18 afficher l'onglet "Factures à voir à compte",
09:20 vous verrez qu'en fait il va rajouter un onglet supplémentaire
09:23 quand on sera dans la partie vente,
09:25 et dans le même onglet vous pourrez visualiser à la fois les factures, les à voir et les à compte.
09:30 Autre, c'est par rapport, donc, aux créations des clients et des éléments,
09:39 on ne parle pas d'articles mais des éléments, donc là c'est pareil.
09:41 Si, donc, vous êtes en, je dirais, en manuel, ici,
09:46 et bien, pour tout ce qui est client et manuel, ici, voilà, vous prendrez "Manuel",
09:50 c'est à dire que ce sera vous-même qui codifierez les codes.
09:54 Si ça n'a pas d'importance, vous laissez ce qu'il vous propose et vous faites utiliser les compteurs.
09:59 Voilà, alors ça c'est très important, c'est les éléments,
10:03 donc, en fait, on ne parle pas d'articles, dans le bâtiment on parle d'éléments,
10:07 donc lui ici, par défaut, à chaque fois que vous créerez un élément,
10:10 il vous proposera de créer un élément de type "Fourniture",
10:13 mais vous verrez qu'après on a la main sur les main d'oeuvre, sans problème.
10:18 Ici, donc, l'unité de temps pour le cadencier c'est les heures.
10:21 Ensuite, voilà, alors ça, moi je vous conseille de le désactiver,
10:26 parce que quand vous allez créer un élément, systématiquement, si vous laissez cet eau là,
10:30 quand vous mettrez un prix de vente, il va vous calculer un pourcentage de bénéfice,
10:34 un pourcentage de marge, voilà, donc c'est assez fastidieux.
10:37 Moi, je vous conseille vivement de l'enlever,
10:40 puisque vous aurez vos propres prix d'achat, lui, et vos prix de vente,
10:45 donc lui forcément, qui va calculer vos marges tout seul.
10:49 Sinon, à chaque fois que vous allez enlever un élément,
10:53 si vous ne l'avez pas enlevé là, il va vous le remettre.
10:55 Alors ça, après, c'est très important, c'est par rapport à les notions d'ouvrage,
10:59 donc on va avoir un spécifique vraiment à cet effet.
11:02 Donc là, voilà, et si vous cochez ici "Ajustement automatique des quantités des composants",
11:07 donc lui, il va le faire, voilà, donc là, il vous affiche un message,
11:13 voilà, parce qu'après, on ne peut plus le désactiver,
11:16 donc une fois validé, moi je vais faire "OK", voilà.
11:19 Et après, effectivement, donc pareil, alors après, il faut voir ce que c'est cette notion d'ouvrage,
11:24 mais si vous n'avez donc pas suffisamment de quantité pour tout livrer,
11:28 est-ce que vous autorisez les livraisons et réceptions partielles des ouvrages ?
11:35 Ensuite, par rapport au document, donc là, on laisse tout par défaut.
11:40 Voilà, "Personnaliser les lignes", donc ça, on verra, ça c'est tout nouveau,
11:46 on verra justement un tutoriel spécifique à ce niveau-là,
11:50 c'est justement quand on fait des devis ou des factures,
11:53 c'est pour bien personnaliser toutes les tranches,
11:56 comme ça, enfin, on verra quand on y sera,
11:59 mais effectivement, après, le client pourra vraiment donc voir spécifiquement toutes les tranches.
12:08 Les documents de vente, voilà, donc là, c'est des messages de confort, d'avertissement,
12:14 donc moi, je vous conseille de les laisser.
12:16 Ensuite, donc on verra un tutoriel spécifique pour les co-contributions,
12:20 donc au départ, je le laisse tel quel.
12:23 Là, si vous ne faites que du particulier,
12:25 et bien vous pouvez donc cocher "Facturation TTC",
12:29 et ici, c'est par rapport à la compte,
12:31 donc on verra un tutoriel sur les factures d'un compte,
12:34 et là, voilà, donc est-ce que vous n'appliquez ou pas le taux de TVA,
12:40 voilà, donc ici, en fait, vous ne l'appliquez pas, vous laissez ne pas l'appliquer,
12:47 et ici, voilà, donc effectivement,
12:50 alors vous verrez que lorsqu'on génère une facture d'un compte,
12:53 lui, automatiquement, il génère le paiement,
12:55 et là, en fait, voilà, vous pouvez cocher, afficher directement le paiement pour les factures d'un compte.
13:00 Voilà, ça, c'est très important, on verra un tutoriel spécifique à cet effet,
13:05 notamment pour les avoirs, je vous conseille déjà dès le présent de le cocher,
13:08 parce que ça va vous faire gagner du temps.
13:11 Effectivement, le fait de cocher cette option,
13:13 dès qu'on fait un avoir sur une facture,
13:16 lui, il va solder la facture.
13:20 Si vous ne cochez pas cette option,
13:22 vous allez faire l'avoir, mais la facture ne sera pas soldée,
13:25 donc il faudra faire une manipulation supplémentaire un peu plus tard,
13:29 avec une opération de pointage,
13:32 parce que sinon, à la fin de l'année, ces factures-là,
13:34 il va vous dire qu'elles ne sont pas encore soldées,
13:36 alors que si vous l'avez coché ici,
13:38 automatiquement, dès que vous faites un avoir, il solde la facture.
13:41 Voilà, donc là, après, on laisse tout par défaut.
13:45 Donc, la validation, voilà,
13:47 donc là, c'est par la validation des documents,
13:49 donc là, on y reviendra sur un tutoriel spécifique.
13:53 Voilà, donc là, pour les devis,
13:55 donc là, ce sont des statuts de devis.
13:57 Donc, vous avez donc déjà des statuts de proposés,
14:00 et vous avez donc trois statuts que vous pouvez personnaliser.
14:03 Alors, ce n'est pas du gadget, parce qu'en fait,
14:05 on peut faire des statistiques sur ces statuts,
14:07 tous les mois ou quand vous le souhaitez,
14:09 et vous pouvez à tout le monde dire,
14:11 savoir combien vous avez fait de devis
14:13 par rapport à des appels d'offres qui ont été acceptés ou refusés.
14:16 Si, par exemple, vous faites des devis par rapport à des apporteurs d'affaires,
14:19 et bien là, vous pourriez mettre apporteurs d'affaires,
14:21 comme ça, vous sauriez, après,
14:24 le nombre de devis que vous avez eus grâce à des apporteurs d'affaires.
14:27 Ensuite, ici, donc ça, c'est une nouveauté.
14:30 Alors, il faut, ici, activer le pourcentage d'accounts
14:34 si, systématiquement, dans vos devis, vous demandez un account.
14:37 Parce que, si c'est que ponctuel, il ne faut pas le mettre.
14:40 Parce que, si vous le mettez ici,
14:42 à chaque fois que vous allez faire un devis et le transférer,
14:45 il va vous générer une facture d'account.
14:47 Donc là, alors, on le verra, nous, en détail,
14:50 on l'activera un peu plus tard,
14:52 pour vous montrer, effectivement,
14:54 si on met un taux ici,
14:56 automatiquement, quand on transfère un devis en facture,
15:00 et bien, il va vous générer une facture d'account.
15:02 Ici, c'est pour les validités des devis,
15:05 donc vous pouvez l'augmenter, mettre 60 ou 90 jours.
15:08 Ensuite, donc ça, c'est vraiment intéressant,
15:10 c'est les mentions légales des devis.
15:12 Donc si vous avez des mentions particulières,
15:14 vous pouvez les rajouter ici.
15:16 Comme ça, systématiquement, en pied de page, il les rajoutera.
15:19 Ici, donc, c'est le même principe,
15:21 donc pour les factures, par exemple,
15:23 on vous paye par virement,
15:25 ici, vous pourrez très bien rajouter votre RIB,
15:28 et systématiquement, et bien, donc,
15:30 le client aurait votre RIB.
15:32 Les conditions générales de vente,
15:34 voilà, donc ça, c'est nouveau aussi,
15:36 et bien ici, vous pourriez très bien,
15:38 donc, indiquer,
15:41 donc faire un copier-coller,
15:43 indiquer, donc, les conditions générales de vente,
15:46 et si vous cochez, donc ici,
15:49 imprimer les conditions générales de vente,
15:51 donc à chaque fois que vous faites une facture, il va l'imprimer.
15:54 Donc, règlement et options générales,
15:56 voilà, donc, par défaut, ici,
15:58 donc c'est un règlement par chèque,
16:00 et là, en fait, dès maintenant,
16:02 vous pourriez créer votre banque principale,
16:04 c'est-à-dire qu'ici,
16:06 dans le menu déroulant,
16:08 on fait ajouter,
16:10 donc là, je vais le faire,
16:13 je vais mettre BNP, par exemple,
16:15 donc là, je mets BNP, en Libélez,
16:17 et là, vous voyez, très important, en comptabilité,
16:19 là, il faut mettre, donc, le code journal,
16:21 donc si je met, par exemple, le BP compta,
16:23 je sais que c'est BP, le journal,
16:25 et ici, votre compte comptable,
16:27 donc là, je fais enregistrer et fermer,
16:29 voilà.
16:33 Ensuite, donc, et bien ici, c'est pour les relances,
16:35 alors là, en fait,
16:37 parce qu'il est capable de générer, donc, des courriers,
16:39 avec des pénalités de retard,
16:41 donc si vous mettez ici, par exemple, je mets 1,5,
16:43 donc, en tant que taux de pénalité de retard,
16:45 et bien, automatiquement,
16:47 on verra, donc,
16:49 quand on verra les règlements et les relances,
16:51 et bien, il sera capable de faire le courrier
16:53 avec le montant, donc, des pénalités calculées.
16:55 Donc, ensuite, là, c'est vraiment
16:57 des informations par défaut, au niveau général,
16:59 donc là, je vous conseille de laisser telle quelle,
17:01 et après, en fait,
17:03 donc, ce qui est intéressant, c'est l'email.
17:05 Ici, vous verrez que, donc, il est capable,
17:07 donc, d'envoyer vos documents de vente
17:09 par mail, si vous vous indiquez bien
17:11 le mail dans la fiche client.
17:13 Ici, et bien, effectivement,
17:21 donc, vous pouvez personnaliser,
17:23 donc, on y reviendra, hein,
17:25 sur un tutoriel spécifique, vous pouvez personnaliser l'envoi
17:27 des emails en rajoutant des variables.
17:29 Voilà, donc, ça, ça peut être intéressant,
17:31 et ensuite, alors là, dans paramètres,
17:33 donc, là, après, il faut, par contre, pour que ça fonctionne,
17:35 l'envoi par mail, il faut bien mettre
17:37 les paramètres SMTP, donc là, je vous invite
17:39 vraiment, donc, soit
17:41 à voir avec votre informaticien
17:43 ou, en tout cas, la personne
17:45 qui s'occupe de tout ce qui est paramétrage
17:47 au niveau informatique,
17:49 de tout ce qui est logiciel de messagerie, puisque là,
17:51 effectivement, si vous mettez bien
17:53 les paramètres du serveur SMTP,
17:55 et bien, automatiquement,
17:57 quand on cliquera sur le bouton
17:59 "Envoyer par mail", par rapport à un devis,
18:01 et bien, il envoie directement
18:03 votre devis
18:05 avec votre logiciel
18:07 de messagerie. Voilà, et là,
18:09 après, donc, on laisse tout par défaut,
18:11 et une fois, donc, qu'on a renseigné toutes ces informations,
18:13 on fait "OK".
18:15 Voilà, donc, là, c'est normal,
18:19 parce que comme j'ai activé la fonction
18:21 des comptes auxiliaires,
18:23 et donc, voilà, il me dit qu'en fait,
18:25 effectivement, il faudrait que je fasse, après,
18:27 l'opération de outils de maintenance.
18:29 Voilà, donc, si j'avais
18:31 "EBP-Contat", que j'étais en "EBP-Contat",
18:33 je ne l'ai pas activé,
18:35 voilà, on peut, donc, convertir les comptes généraux
18:37 en comptes auxiliaires. Donc, là, je fais
18:39 "Continuer".
18:41 Voilà, donc, là, il a bien pris en compte
18:53 toutes les options dans "Informations Sociétés",
18:55 et nous allons voir, maintenant, donc, une série
18:57 de tutoriels sur les données de base.
18:59 et de la France.